Guidance Note Re Charter of Internal Shari'ah Supervision Committee

CBUAE Classification: Public مذكرة إرشادية بخصوص الئحة لجنة الرقابة الشرعية الداخلية GUIDANCE NOTE RECHARTER OF INTERNAL SHARI’AH SUPERVISION COMMITTEE* *This document was drafted in Arabic and translated to English. In case of any differences in interpretation, the Arabic version shall prevail.

1 / 8 CBUAE Classification: Public جــدول المحتويــات TABLE OF CONTENTS الصفحة الموضوع Page Subject المادة )1(: مقدمة 2 Introduction 1: Article المادة )2(: األهداف 2 Objectives 2: Article Article 3: Scope of Application 3 التطبيق نطاق :(3 )المادة Charter and Compliance 4: Article المادة )4(: االمتثال ونموذج الالئحة 3 Template المادة )5(: نموذج الالئحة 3 Template Charter 5: Article

2 / 8 CBUAE Classification: Public Article (1) Introduction المادة )1( مقدمة 1.1 This Guidance Note Re Charter of Internal Shari’ah Supervision Committee (“Guidance Note” or “Note”) complements the Standard Re Shari’ah Governance for licensed financial institutions that conduct all or part of their activities and businesses in accordance with the provisions of Islamic Shari’ah (“Islamic Financial Institutions” or “IFIs”) that was issued by the Central Bank (“Shari’ah Governance Standard” or “SGS”) with the aim to promote development of the banking system and to ensure its effectiveness and efficiency. تأتي هذه المذكرة اإلرشادية بخصوص الئحة لجنة الرقابة الشرعية الداخلية استكماال لمتطلبات معيار الحوكمة الشرعية للمؤسسات المالية المرخصة التي تمارس كافة أعمالها وأنشطتها أو جزءا منها وفقا ألحكام الشريعة اإلسالمية )”المؤسسات المالية اإلسالمية"( الذي أصدره المصرف المركزي )"معيار الحوكمة الشرعية"( من أجل تعزيز التطوير والتحقق من أن عمل النظام المصرفي يسري على نحو كفء وفعّال. 1.1 1.2 IFIs must establish Shari’ah governance policies and governance mechanisms to ascertain that the adopted Charter of Internal Shari’ah Supervision Committee (“Charter”) is compliant with requirements outlined in the Guidance Note and requirements outlined in the regulations, standards and resolutions issued by the Central Bank and the Higher Shari’ah Authority (“Regulations, Standards and Resolutions”). يجب أن تكون لدى المؤسسات المالية اإلسالمية سياسات وآليات حوكمية من أجل التأكد أن الئحة لجنة الرقابة الشرعية الداخلية )"الالئحة"( المعتمدة تتوافق مع المتطلبات المنصوص عليها في هذه المذكرة والمتطلبات التي ينص عليها في األنظمة، والمعايير، والقرارات التي تصدر عن المصرف المركزي والهيئة العليا الشرعية )"األنظمة، والمعايير، والقرارات"(. 2.1 1.3 Where the Guidance Note contains a stipulation (in an article) to provide information, or undertake certain measures, or address particular terms, as a minimum requirement, the Central Bank may impose (new) requirements additional to those specified in the relevant article (of the Guidance Note). حيثما تم النص في هذه المذكرة على متطلب بتقديم معلومات، أو اتخاذ إجراءات معّينة، أو التعامل مع بنود بعينها، مشار إليها كحد أدنى، فإن للمصرف المركزي أن يفرض متطلبات إضافية مع تلك المنصوص عليها في المادة ذات الصلة. 3.1 Article (2) Objectives المادة )2( الهدف 2.1 The Guidance Note contains guidance aimed at facilitating implementation of requirementsspecified in the SGS related to establishment of the Charter. تحتوي هذه المذكرة على اإلرشادات التي تهدف إلى تسهيل تطبيق المتطلبات الخاصة بوضع الالئحة المحددة في معيار الحوكمة الشرعية. 1.2

3 / 8 CBUAE Classification: Public 2.2 The Guidance Note provides clarity on the supervisory expectations with respect to the Charter. توضح هذه المذكرة اإلرشادية التوقعات الرقابية فيما يتعلق بالالئحة. 2.2 Article (3) Scope of Application المادة )3( نطاق التطبيق 3.1 The Guidance Note applies to all IFIs. جميع على اإلرشادية المذكرة هذه تنطبق المؤسسات المالية اإلسالمية. 1.3 3.2 The Guidance Note must be read in conjunction with the SGS and the standards and resolutions issued by HSA and notified to IFIs. يجب أن تقرأ هذا المذكرة مع مراعاة خاصة معيار الحوكمة الشرعية والمعايير والقرارات التي تصدرها الهيئة العليا الشرعية وتُشعَر بها المؤسسات المالية اإلسالمية. 2.3 Article (4) Compliance and Charter Template المادة )4( االمتثال ونموذج الالئحة 4.1 Template of the Charter in Article No. 5 represents minimum requirement, and IFI may add additional paragraphs to its Charter provided such addition does not contradict requirements specified in the Regulations, Standards, and Resolutions. يعد نموذج الالئحة في المادة رقم )5( متطلبا أدنى، ويمكن للمؤسسة المالية اإلسالمية إضافة مواد أخرى إلى الالئحة بشرط عدم مخالفة المتطلبات التي ينص عليها في األنظمة، والمعايير، والقرارات. 1.4 4.2 The IFIs should comply with the Charter’s Template from 21 April 2021. على المؤسسة المالية اإلسالمية التوافق مع نموذج الالئحة ابتداء من 21 أبريل .2021 2.4 المادة )5( نموذج الالئحة Article (5) Charter’s Template )نموذج( (template( الئحة لجنة الرقابة الشرعية الداخلية ل)اسم المؤسسة المالية اإلسالمية( Charter for Internal Shari’ah Supervision Committee in (insert the name of the Islamic Financial Institution) .1 مقدمة Introduction 1. 1.1 تضع هذه الالئحة ضوابط عمل لجنة الرقابة الشرعية الداخلية ل)اسم المؤسسة المالية اإلسالمية( )"المؤسسة المالية اإلسالمية" أو "المؤسسة"( وآلية عقد االجتماعات واتخاذ القرارات وغيرها من القضايا التنظيمية )"الئحة اللجنة"(. This charter specifies the functional controls of Internal Shari'ah Supervision Committee of (insert the name of the Islamic Financial Institution) (“IFI”), and its meetings management, decision￾making process, and other organizational matters (“Charter”). 1.1 .2 تعريف لجنة الرقابة الشرعية الداخلية Definition of Internal Shari’ah Supervision Committee 2.

4 / 8 CBUAE Classification: Public 1.2 جهاز معين من قبل المؤسسة المالية اإلسالمية يتكون من فقهاء متخصصين في فقه المعامالت المالية اإلسالمية، يقوم بالرقابة المستقلة على معامالت وأنشطة ومنتجات المؤسسة المالية اإلسالمية والتأكد من التزامها بالشريعة اإلسالمية في جميع أهدافها وأنشطتها وعملياتها ومواثيق عملها واألعمال األخرى المحددة في القوانين والمعايير ذات الصلة. Internal Shari’ah Supervision Committee (“ISSC”) is a body, appointed by the IFI, comprised of scholars specialized in Islamic financial transactions, with the mandate to independently supervise transactions, activities, and products of the IFI and ensures they are compliant with Islamic Shari’ah in all its objectives, activities, operations, and code of conduct and other mandates stated in the relevant laws and standards. 2.1 3. Qualification of Members of ISSC اللجنة أعضاء مؤهالت .3 1.3 يجب أن تتوفر في عضو اللجنة متطلبات األهلية والكفاءة التي ينص عليها في األنظمة، والمعايير، والقرارات التي تصدر عن المصرف المركزي والهيئة العليا الشرعية )"األنظمة، والمعايير، والقرارات"(. A member of the ISSC must meet the eligibility and competency requirements stipulated in the regulations, standards and resolutions issued by the Central Bank and the Higher Shar’ah Authority (“Regulations, Standards and Resolutions”). 3.1 4. Independence of the ISSC اللجنة استقاللية .4 1.4 يجب مراعاة الضوابط واإلرشادات التي ينص عليها في األنظمة، والمعايير، والقرارات لضمان استقاللية أعضاء لجنة الرقابة الشرعية الداخلية. It is mandatory to comply with the controls and guidelines specified in the Regulations, Standards and Resolutions to ascertain independence of the ISSC members. 4.1 .5 تعيين وتشكيل اللجنة، ومدة عضويتها، وإقالة أو استقالة أعضائها Appointment of ISSC, membership period, dismissal and resignation of the members 5 1.5 يجب مراعاة الممتطلبات الخاصة بشأن: أ. تعيين وتشكيل اللجنة، ب. ومدة عضويتها، ج. وإقالة أو استقالة أعضائها، التي ينص عليها في األنظمة، والمعايير، والقرارات، وتختار اللجنة من بين أعضائها رئيسا ونائبا له في أول اجتماع لها. It is mandatory to adhere to the relevant standards regarding: a. appointment and formation of the ISSC, b. duration of the membership, c. dismissal or resignation of its members, as specified in the Regulations, Standards and Resolutions. The ISSC should select from among its members a chairperson and a deputy chairperson in its first meeting. 5.1 Responsibilities and Authorities of the اللجنة وصالحيات مسؤوليات .6 ISSC 6

5 / 8 CBUAE Classification: Public 1.6 يجب االلتزام بالمتطلبات الخاصة بمسؤوليات اللجنة المنصوص عليها في األنظمة، والمعايير، والقرارات. It is mandatory to adhere to the standards regarding responsibilities of the ISSC stipulated in the Regulations, Standards and Resolutions. 6.1 The ISSC’s Meetings and Issuance of قراراتها وإصدار اللجنة اجتماعات نظام .7 Resolutions 7 1.7 يجب أن تجتمع لجنة الرقابة الشرعية الداخلية بصفة دورية منتظمة ال تقل عن أربعة اجتماعات في السنة المالية، ويجب أن ال تتجاوز المدة بين كل اجتماعين 120 يوما. The ISSC must meet regularly, at least four times in the fiscal year, and the period between two meetings should not exceed 120 days. 7.1 2.7 ينعقد اجتماع اللجنة بحضور غالبية أعضائها، وتصدر اللجنة قراراتها بأكثرية األعضاء الحاضرين، وحين تعادل األصوات يرجح الجانب الذي فيه الرئيس، ويجب إثبات رأي العضو المخالف على قرار اللجنة في المحضر ُمب ّررا. Quorum for ISSC meeting is constituted by presence of majority of its members. The ISSC resolutions are issued by the majority of its attending members, and in case of tied votes, the side with the chairperson prevails. The opinion of the member who is not in favour of the ISSC’s resolution must be recorded in the minutes of meeting with its reasoning. 7.2 3.7 يجب أال تقل نسبة حضور عضو اللجنة لالجتماعات عن %75 من مجموع االجتماعات المنعقدة خالل السنة. ويجوز حضور عضو اللجنة أو عقد اجتماع اللجنة كامال عبر وسائل االتصال الحديثة المرئية أو السمعية، إن اقتضى األمر ذلك، على أن يسجل ذلك في محضر االجتماع والمصادقة عليه من أعضاء اللجنة. Attendance of an ISSC member must not be less than 75% of the total meetings held during a year. An ISSC member may attend or convene the meeting in full through video or audio means of communication, if necessary, provided that this is recorded in the minutes of the meeting and approved by the ISSC members. 7.3 4.7 للجنة أن تدعو الجتماعها من ترى دعوتهم من مديري المؤسسة المالية اإلسالمية وموظفيها وخبرائها ومستشاريها وغيرهم الستيضاح وطلب ما تحتاج إليه من بيانات ومعلومات تتعلق بالمسائل المعروضة عليها، وليس لهم حق التصويت على قرارات اللجنة. The ISSC may invite to its meeting the IFI’s directors, employees, experts, advisors, and other parties that ISSC decides in order to obtain clarification regarding data and information needed by ISSC in relation to the issues under their review. For the avoidance of doubt, the invitees are not entitled to vote on the ISSC’s resolutions. 7.4 5.7 يجوز أن تصدر قرارات اللجنة بالتمرير في القضايا المستعجلة على أن يكون القرار مجمعا عليه، ويجب إثبات القرار في محضر أول اجتماع يعقد، وفي حال االختالف يعمل على عقد اجتماع في أقرب فرصة ممكنة. The ISSC may issue resolutions by circulation in urgent cases, provided unanimity is reached. Resolution issued by circulation must be recorded in the minutes of the first meeting held after the issuance. In case of a disagreement, the 7.5

6 / 8 CBUAE Classification: Public ISSC should hold a meeting as soon as possible. 6.7 يجب أن تصاغ قرارات اللجنة بشكل واضح وأن يرفق بها ما يلزم من إجراءات لتنفيذ الوارد بها بما يضمن التنفيذ بشكل صحيح. وتحدد لجنة الرقابة الشرعية الداخلية التفاصيل التي ينبغي إرفاقها بالقرار بشأن اإلجراءات التنفيذية. Resolutions of the ISSC must be: a. written in a clear form, and b. accompanied by procedures necessary for implementation of the provisions contained therein in a manner that ensures adequate execution. The ISSC specifies the details that must be accompanied with the resolution in relation to its implementation. 7.6 .8 منهج عمل اللجنة وإلزامية قرارتها Functions s’ISSC of Methodology 8 1.8 أ. تدرس اللجنة الموضوعات المدرجة على جدول أعمالها دراسة وافية لإللمام بحقيقتها، وإذا لم يتبين لها األمر فلها أن ترجئ إصدار قراراتها أو أن تطلب معلومات إضافية أو دراسات مساندة، ويعرض الموضوع من جديد بعد استيفاء ما تم طلبه. ب. على المؤسسة المالية اإلسالمية أن تعطي اللجنة الوقت الكافي لدراسة الموضوعات المعروضة عليها ومراجعة ما قد يتصل بها من عقود ومستندات. a. The ISSC must thoroughly investigate matters on its agenda to establish adequate (fact-based) understanding related to nature of the presented matter. If a matter does not become clear to the ISSC, it may postpone issuance of the resolution or request additional information or supporting studies, and accordingly (in this case) the subject matter shall be presented again after the request is addressed. b. The IFIs must provide the ISSC with adequate time to: i. investigate the matters submitted to the ISSC, and ii. review any contracts and documents that may relate to the presented matters. 8.1 2.8 تبحث اللجنة عن الحكم الشرعي للموضوع الذي تنظر فيه مستعينة بما قرره الفقهاء في المذاهب الفقهية المعتبرة مع عدم مخالفة المعايير الشرعية المعتمدة بما يتفق مع قرارات الهيئة العليا الشرعية، ولو كان مخالفا لما أفتت به اللجنة من قبل. The ISSC should trace the Shari’ah ruling on the matter it is examining by: a. leveraging the legal opinions of Shari’ah jurists in the credible schools of law, and b. ensuring that the Shari’ah ruling does not contradict the Shari’ah standards or resolutions adopted by the HSA, even if such ruling differs from rulings issued by the ISSC in the past. 8.2 3.8 ال تكون الفتاوى الصادرة عن لجان الرقابة الشرعية الداخلية لمؤسسات أخرى ملزمة للجنة أو مغنية عن قرار اللجنة حتى وإن كانوا من األعضاء أنفسهم. Fatwas issued by ISSCs of other institutions (i) are not binding on the IFI’s ISSC, and (ii) existence of those fatwas do not obviate the need for a resolution from 8.3

7 / 8 CBUAE Classification: Public the IFI’s ISSC, even if the members are same. 4.8 تكون قرارات اللجنة ملزمة للمؤسسة المالية اإلسالمية وفقا لألنظمة والمعايير المعمول بها. The resolutions of the ISSC are binding on its respective IFI in accordance with the applicable laws and standards. 8.4 5.8 تلتزم المؤسسة المالية اإلسالمية في تفسير قرارات الهيئة العليا الشرعية أو تطبيقها أو تطبيق معاييرها بما تقرره اللجنة. The IFI must comply with interpretations of the ISSC regarding the HSA’s resolutions and standards or their implementation. 8.5 9 Subcommittees of the ISSC للجنة الفرعية اللجان .9 أو لجنة تنفيذيا 1.9 يجوز للجنة أن تختار عضوا فرعية تنفيذية من بين أعضائها وتحدد اللجنة مهامهما، وذلك للبت في األمور المستعجلة على أن تعرض قراراتها في أول اجتماع يعقد للجنة. وال يحق للعضو التنفيذي أو اللجنة التنفيذية اتخاذ قرارات في المعامالت المهمة المشتملة على هياكل أو آليات أو مستندات جديدة لم يسبق اعتمادها من قبل لجنة الرقابة الشرعية الداخلية )مثل: الهياكل أو اآلليات أو المستندات الجديدة في الصكوك أو التمويل المجمع أو المنتجات( أو اعتماد خطة أو تقارير التدقيق الشرعي الداخلي. To facilitate decision making process in urgent matters, the ISSC may choose to authorize: a. an executive member or b. an executive sub-committee, from among its members, and determine their responsibilities. Resolutions of the executive member or the executive sub-committee should be presented to the ISSC at its first meeting. Neither the executive member nor the executive committee has the right to issue a resolution on: a. important transactions that contain new structures, mechanisms, or documentation that have not previously been endorsed by the ISSC (such as new structures, mechanisms and documentation in Sukuk issuances, syndicated financings or products), or b. to adopt plan of internal Shari’ah audit or endorsing reports submitted by the internal audit. 9.1 10 Internal Shari’ah Controls Functions الداخلية الشرعية الرقابة وظائف .10 1.10 يجب على المؤسسة المالية اإلسالمية أن تلتزم بالضوابط الخاصة بوظائف الرقابة الشرعية الداخلية المنصوص عليها في األنظمة، والمعايير، والقرارات. The IFIs must comply with the requirements related to Internal Shari'ah Control functions as stipulated in the Regulations, Standards and Resolutions. 10.1 11 Engagement (Appointment) Letter االرتباط رسالة .11 1.11 يجب على المؤسسة المالية اإلسالمية أن تتأكد من: 11.1 An IFI must ensure that:

8 / 8 CBUAE Classification: Public أ. توافق رسالة االرتباط التي يتم تعيين مرشح في لجنة الرقابة الشرعية الداخلية بها مع ما ينص عليه من المتطلبات في األنظمة، والمعايير، والقرارات، ب. أن مرشح اللجنة الذي تريد المؤسسة تعيينه يوافق على محتوى رسالة االرتباط قبل رفع اسمه إلى الهيئة العليا الشرعية والجمعية العمومية لالعتماد، ج. وأن تكون رسالة االرتباط باللغة العربية. a. the engagement letter by which a candidate is appointed to the ISSC conforms to the requirements specified in the Regulations, Standards and Resolutions, b. the candidate, whom the IFI wants to appoint to its ISSC, must have accepted content of the engagement letter before his/her name is submitted to the HSA and the General Assembly for approval, and c. the engagement letter must be available in Arabic. اعتماد الالئحة، ونفاذها، وتعديلها، .12 ومراجعتها Approval, Effectiveness, Amendment and Review of the Charter 12 1.12 يمكن أن تعدل الالئحة بطلب من اللجنة واعتمادها من مجلس اإلدارة، ويكون التعديل نافذا من تاريخ اعتماده. تراجع اللجنة الالئحة مرة كل سنتين على األقل أو قبل ذلك إن دعت الحاجة. The Charter may be amended based on a request by the ISSC and approved by the board of directors, and the amendment will be effective from the date of its approval. The ISSC reviews the Charter at least once every two years or sooner if needed. 12.1 Approval of the Charter اللجنة الئحة اعتماد :Ms/ :Shaikh فضيلة الشيخ: سعادة: Mr رئيس لجنة الرقابة الشرعية الداخلية رئيس مجلس إدارة المؤسسة المالية اإلسالمية Chairman of the ISSC Chairman of the Board …………………… …………………… ………………… ……………… Date of Signing: Date of Signing: :التوقيع تاريخ :التوقيع تاريخ تاريخ االعتماد )هو تاريخ آخر الموقعين أعاله( Date of Approval: (Date of the latest signature above) (end of the template) )النموذج نهاية)