Banking Examiners

No.: 2193/BCI/102
Date: 13-2-1419
Attachments: 5

Circular to All Banks Operating in The Kingdom

Greetings,

Reference our previous circulars No. BC/588 dated 24-9-1415, No. BC/353 dated 10-7-1415 and No. BC 214 dated 1-8-1414, regarding internal controls presently applied on ATMs and POSs and the procedures and problems connected therewith; and

In view of the increase of complaints by some people who insist that they are not receiving the money they ask for from ATM; and

In view of the importance of this matter in enhancing public confidence in the banking sector in general and the ATM and POS services in particular,
SAMA would like to emphasize the following:

1. Banks must conduct a daily inventory of all ATMs, whether inside or outside branch premises.
2. Banks must use SAMA’s ATM Balancing Sheet (a copy attached) by those in charge of feeding the ATM, signed by the teller and approved by the section head or the cashier.
3. Cash surplus found in the ATM (resulting from the daily inventory and belonging to the clients who did not cash it for technical reasons) must be paid immediately to the client without his request. Claims among banks should be settled within one week from the date of the claim through CAPS.
4. Banks must settle such claims with their clients (debits or credits) within one week from the date of the claim. If the claim is rejected the bank has to explain the reasons.
5. If requested by SAMA, the bank has to submit the

---

إِدَارَةُ الْمَفْتِيشِ الْبَنْكِي
الرَّقْمُ: ٢١٩٣/م/ت/١٠٢
التَّارِيخُ: ١٣/٢/١٤١٩هـ
الْمُرَفَقَاتُ: ٥

تَعْمِيمٌ لِجَمِيعِ الْبَنُوكِ الْعَامَلَةِ بِالْمَلَكَةِ

سَعَادَةً
الْمُحْتَرَم
بَعْدَ التَّحِيَّةِ

بِالْإِشَارَةِ إِلَى تَعَامِيمِ الْمُؤَسَّسَةِ السَّابِقَةِ: رَقْم (م/١) تَارِيخ ٥٨٨، وَرَقْم (م/١) تَارِيخ ٢١٤، وَرَقْم (م/١) تَارِيخ ٣٥٣، وَرَقْم (م/١) تَارِيخ ٢٤/٩/١٤١٥هـ)، رَقَابَةَ لَرِبَادَةِ أَنْظِمَةِ الْرَّقَابَةِ الدَاخِلِيَّةِ الْمُطَبَّقَةِ حَالِيًّا عَلَى مَكَانَاتِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ وَنَقَاطِ الْبَيْعِ وَالْإِجْرَاءَاتِ وَالْمَكَانَاتِ الْمُتَعَلِّقَةِ بِهَا، وَلِتَزَايُدِ أَعْدَادِ هَذِهِ الشَّكَاوَى مَعَ إِصْرَارِ بَعْضِ الْعُمَّالَةِ عَلَى عَدْمِ إِسْتِلَامِهِمْ الْمَبَالَغِ مَوْضُوعِ الشَّكْوَى، وَنَظَرًّا إِلَى مُمَثَّلِهِ هَذَا الْمَوْضُوعِ مِنْ هَيْمَةٍ فِي تَدْعِيمِ الْفِقَةِ بِالْطَّلَاعِ الْمَصْرَفِيِّ بِشَكْلٍ عَامٍ وَبِخَدْمَةِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ وَنَقَاطِ الْبَيْعِ بِشَكْلٍ خَاصٍّ.

لِذَا فَإِنَّ الْمُؤَسَّسَةَ تُؤَكِّدُ عَلَى مَا يَلِي:

١. يَجِبُ عَلَى الْبَنْكِ الْقِيَامَ بِإِجْرَاءِ الْجُرْدِ الْفَعْلِيِّ عَلَى جَمِيعِ أَجْهِزَةِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ التَّابِعَةِ لِلْبَنْكِ بِوَمَا، سَوَاءً كَانَتْ هَذِهِ الْمَكَانَاتِ خَارِجَ نَطَاقِ الْفُرُوعِ أَوْ دَاخِلَهَا.

٢. يَجِبُ اسْتِخْدَامُ مَوْدِعٍ تَسْوِيَةِ آلَةِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ (الْمُرَفَقِ صُورَةٌ مِنْهُ) مِنْ قِبَلِ الْمُسْتَوِينَ عَنْ تَغْذِيَةِ الْآلَةِ، عَلَى أَنْ يَتِمَّ التَّوْقِيعُ عَلَى الْمَوْدِعِ مِنْ قِبَلِ الصَّرَافِ وَيُعْتَمَدَ مِنْ رَئِيسِ الْمَقْسَمِ أَوْ أَمِينِ الصَّنْدُوقِ.

٣. يَجِبُ دُفْعُ الرِّبَادَاتِ النَّقْدِيَّةِ الْمَوْجُودَةِ فِي مَكَانَاتِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ (وَالْنَّاتِجَةِ عَنِ الْجُرْدِ الْيَوْمِيِّ وَالَّتِي تَحْضَرْ عَمَلَاءَ لَمْ يَسْتَلْمُوهَا لِأَسْبَابٍ فَنِيَّةٍ) إِلَى الْعُمَّالَةِ مِبَاشَرَةً دُونَ اِنْتِظَارِ طَلَبِهِمْ، وَأَمَّا فِيمَا يَتَعَلَّقُ بِمُطَالَبَاتِ الْبَنُوكِ فَيَجِبُ بَيْنَهَا تَسْوِيتَهَا خِلَالَ أُسْبُوعٍ مِنْ تَارِيخِ تَقْدِيمِ الْمَطَالَبَةِ عَنْ طَرِيقِ نِظَامِ مَعَالَجَةِ الْمَطَالَبَاتِ الْأَلَّيِّ (CAPS).

٤. يَجِبُ أَنْ تَقُومَ جَمِيعُ الْبَنُوكِ بِتَسْوِيَةِ هَذِهِ الْمَطَالَبَاتِ مَعَ عَمَلَائِهَا (سَوَاءً كَانَتْ لَهَا أَوْ عَلَيْهَا) خِلَالْ أُسْبُوعٍ مِنْ تَارِيخِ الْمَطَالَبَةِ، وَفِي حَالِ رَفْضِ الْمَطَالَبَةِ فَإِنَّهُ يَتَوَجَّبُ عَلَى الْبَنْكِ إِيْضَاحَ أَسْبَابِ الرَّفْضِ لِلْعَمِيلِ.

٥. يَجِبُ عَلَى الْبَنْكِ تَقْدِيمَ نَسْخَةٍ وَاضِحَةٍ مِنْ إِصْلَاحِ الْعَمَلِيَّةِ وَشَرِيطِ

---

operation receipt, the journal tape and the daily inventory minutes in one week at the latest in order to settle these claims the soonest possible.

6. In addition to the daily inventory made by those in charge of ATMs, the internal auditors of the bank must conduct monthly surprise inventory of ATMs and keep a record which can be referred to, if needed.

7. The bank must periodically test and maintain ATMs and POSs to avoid reverse operations and any other technical problems which increase client and bank claims, in view of the negative effects on the services of ATMs and POSs.

8. The treasury and secret numbers of the ATM should be under dual control and the secret number is disclosed only by management approval.

9. The bank that issues the card must pay the amount of reverse claims caused by insufficient balance in the account of the card holder at the time of the claim without asking for the receipt of the purchase operation at POS, in order to settle the claims of merchants and banks together and enhance their faith in the POS service. The bank will then follow up with the card holder to recover its money.

10. One of the bank employees must be appointed as a liaison officer responsible for following up on ATM and POS cases. His name and phone number must be passed on to SAMA within one week. Ibrahim Al-Saleh phone number 4662350 and Abdallah Al-Swayan, phone number 4662281 are the persons that banks should contact for explanation and follow-up.

Please be informed and comply as of this date. In case of a violation of any of these instructions the bank shall be responsible for consequences.

Regards,

Deputy Governor
J. A. Al-Suhaimi

---

الْمَجْرُوْلِ وَمُحَضَرِ الْجُرْدِ الْيَوْمِيِّ فِي مَدَّةِ أَقْصَاهَا أَسْبُوعٌ عِنْدَ مَطَلَبِ الْمُؤَسَّسَةِ هَذِهِ الْبَيَانَاتِ وَذَلِكَ بِهَدَفِ تَسْوِيَةِ هَذِهِ الْمَطَالَبَاتِ بِأَسْرَعِ وَقْتٍ مُمْكِنٍ.

٦. بِالْإِضَافَةِ إِلَى عَمَلِيَّةِ الْجُرْدِ الْيَوْمِيِّ الَّتِي يَقُومُ بِهَا الْمُسْتَوِلُونَ عَنْ آلَاتِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ، يَجِبُ عَلَى إِدَارَةِ الْمَرَاجِعَةِ الدَاخِلِيَّةِ فِي الْبَنْكِ أَنْ تَقُومَ بِإِجْرَاءِ جُرْدٍ مُفَاجَئٍ لِجَمِيعِ الْآلَاتِ (شَهْرِيًّا) مِنْ دُونِ عَلْمِ أَوْ إِخْطَارِ الْمُوظَفِينَ الْمُكَلَّفِينَ بِجُرْدِ الْآلَاتِ، وَالْإِحْتِفَاظُ بِسِجِّلٍ بَيْنَ ذَلِكَ يُمْكِنُ الرُّجُوعَ إِلَيْهِ وَقْتَ الْحَاجَةِ.

٧. يَجِبُ عَلَى الْبَنْكِ الْقِيَامَ بِالْخَبَارِ وَصِيَانَةِ أَنْظِمَةِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ وَنَقَاطِ الْبَيْعِ بِشَكْلٍ دُورِيٍّ لِتَغَادِي حَدُوثِ الْعَمَلِيَّاتِ الْمَعْكُوسَةِ وَأَيِّ مَشَكْلَةٍ فَنِيَّةٍ أُخْرَى تُسَبِّبُ فِي ازْدِيَادِ مَطَالَبَاتِ الْعُمَّالَةِ وَالْبُنُوكِ وَذَلِكَ لِأَنَّهَا لَا تُمَكِّنُ مِنْ رُشْدِ سَلِبِيٍّ عَلَى مَسْتَوَى الْخِدْمَةِ الْخَاصَّةِ بِاسْتِخْدَامِ أَجْهِزَةِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ وَنَقَاطِ الْبَيْعِ.

٨. يَجِبُ أَنْ تَكُونَ الْخَزِينَةُ وَالْأَرْقَامُ السِّرِّيَّةُ الْخَاصَّةُ بِجِهَازِ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ تَحْتَ رِقَابَةٍ ثَنَائِيَّةٍ وَلَا يَتِمُّ إِفْشَاءُ الرَّقْمِ السِّرِّيِّ إِلَّا بِمُوَافَقَةِ الْإِدَارَةِ.

٩. يَجِبُ عَلَى الْبَنْكِ الْمُصَدِّرِ لِلْبِطَاقَةِ دُفْعَ مَبَالَغِ الْمَطَالَبَاتِ الْمَعْكُوسَةِ بِسَبَبِ عَدَمِ كَفَاءَةِ الرَّصِيدِ فِي حِسَابِ حَامِلِ الْبِطَاقَةِ وَذَلِكَ عِنْدَ مَوْضُوعِيَّةِ الْمَطَالَبَةِ مِنْ دُونِ طَلَبِ إِيْصَالِ عَمَلِيَّةِ الشَّرَاءِ الْخَاصَّةِ بِنَقَاطِ الْبَيْعِ وَذَلِكَ لِمَعَالَجَةِ مَطَالَبَاتِ التِّجَارِ وَالْبُنُوكِ مَعًا وَتَدْعِيمِ ثِقَتِهِمْ فِي اسْتِخْدَامِ خِدْمَةِ نَقَاطِ الْبَيْعِ، عَلَى أَنْ يَقُومَ الْبَنْكُ بِمَتَابَعَةِ عَمِيلِهِ (حَامِلِ الْبِطَاقَةِ) نَظَامِيًّا لِاسْتِرَدَادِ تِلْكَ الْمَبَالَغِ.

١٠. يَجِبُ تَحْدِيدُ ضَابِطِ اِتِّصَالٍ مِنْ أَحَدِ مَوَظَفِي الْبَنْكِ يَكُونُ مَسْتَوِلًّا عَنْ مَتَابَعَةِ قَضَائِيَّ الصَّرْفِ الْأَلَّيِّ وَنَقَاطِ الْبَيْعِ، عَلَى أَنْ يَتِمَّ تَزْوِيدَ الْمُؤَسَّسَةِ بِاسْمِهِ وَرَقْمِ هَاتِفِهِ خِلَالْ فَتْرَةِ أَسْبُوعٍ، عَلَمًّا أَنَّهُ فِي حَالَةِ الْاسْتِفْسَارِ أَوِ الْمَتَابَعَةِ مِنَ الْبَنْكِ فَيَمَا يَحْضُرُ هَذَا الْمَوْضُوعَ فَإِنَّهُ يُمْكِنُ الْاِتِّصَالَ بِالْمُؤَسَّسَةِ عَلَى:

إِبْرَاهِيمَ الصَّالِحِ هَاتِفٌ ٤٦٦٢٣٥٠
عَبْدِاللهِ الصَّوِيَانِ هَاتِفٌ ٤٦٦٢٢٨١

لِلْإِحَاطَةِ وَالتَّعْقِيدِ بِمُوجِهِ اعْتِبَارٍ مِنْ تَارِيخِهِ، وَفِي حَالَةِ مُخَالَفَةِ الْبَنْكِ لِأَيِّ مِنْ هَذِهِ التَّعْلِيمَاتِ فَسَيَمِّتُ تَحْمِيلُ الْبَنْكِ الْمَسْؤُولِيَّةَ الْمُرْتَبَةَ عَلَى ذَلِكَ.

وَتَقْبِلُوا تَحِيَّاتِي،
وَكِيلُ الْمُحَافَظِ
جَمَازُ بْنُ عَبْدِاللهِ السَّحْحِيمِي

---

SAMA ATM Balancing Sheet

نموذج تسوية آلة الصرف الآلي

1	Date	التاريخ
2	ATM No.	رقم آلة الصرف
3	ATM Location	موقع الآلة

---

Beginning Cash		رصيد النقدية الابتدائي
Cash Increased
Total 100 SR	5	فئة ١٠٠ ريال
Total 500 SR	6	فئة ٥٠٠ ريال
Total Cash Added	+	إجمالي النقود المضافة
Cash Withdrawals
Total 100 SR	8	فئة ١٠٠ ريال
Total 500 SR	9	فئة ٥٠٠ ريال
Total Cash Dispensed	-	إجمالي النقود المنصرفة
Cash Expected In ATM	=	النقد المتوقع في الآلة

---

Actual Cash In ATM		النقد الموجود في الآلة
Cash In Cassettes		النقود الموجودة في الصناديق
Total 100 SR	12	فئة ١٠٠ ريال
Total 500 SR	13	فئة ٥٠٠ ريال
Diverted Cash		النقود الموجودة في صندوق التحويل
Total 100 SR	14	فئة ١٠٠ ريال
Total 500 SR	15	فئة ٥٠٠ ريال
Total Cash Found		إجمالي النقود الموجودة

---

Over / Short		الروائد / النقص
Retained Cards:		البطاقات المحتجزة
SPAN Totals	18	مجموع الشبكة السعودية
Actual Totals	19	مجموع الجرد (الفعلي)

---

	22	إسم أمين الصندوق
	23	توقيع أمين الصندوق
	20	إسم الصراف
	21	توقيع الصراف

---

SR. 4
SR. 7
SR. 10
SR. 11
SR. 16
SR. 17