Regulatory Alerts2018-09-20
A circular dated September 20, 2018 amending the periodicity of Board of Directors meetings and allowing participation by telephone or video call.
"I would like to emphasize on the importance of ensuring all board members' participation in board meetings either through phone calls or video conferences, and mention that, if any member cannot attend due to travel restrictions or other reasons, a report must be prepared by the management covering all agenda items of the meeting. This report should then be circulated to all board members, whether physically present or participating via telecommunications channels, along with recordings of the meetings - provided within the bank's internal policies. Any objections or alterations from any of the board members must be addressed by the board chairman during the next scheduled meeting attended by board members."
القاھرة في: ٢٠ سبتمبر ٢٠١٨ السيد األستاذ / رئيس مجلس اإلدارة بنك تحية طيبة وبعد،،
باإلشارة إلى تعليمات حوكمة البنوك الصادرة في ٢٣ أغسطس ،٢٠١ ١ والتي تضمنت التزام كافة البنوك ُظم الحوكمة لديھا، وفي إطار سعي البنك المركزي المصري المستمر نحو تطوير الجھازبوضع وتطوير ن المصرفي وتطبيق أفضل الممارسات الدولية، واالتجاه إلي تعزيز دور مجالس إدارات البنوك في متابعة أنشطتھا عن كثب والمشاركة الفعالة في اإلشراف علي أدائھا مما يساھم في اتخاذ القرارات في التوقيت المناسب، فقد قرر مجلس إدارة البنك المركزي المصري بجلسته المنعقدة في ١٢ سبتمبر ٢٠١٨ اآلتي: :ً تعديل البند ٣-٣-٢ من تعليمات الحوكمة الصادرة في ٢٣ أغسطس ٢٠١١ ليصبح علي النحو التالي-: أوال "االجتماع مرة على األقل كل شھر بحد أدني اثني عشر مرة خالل العام، وذلك ً بناء علي دعوة رئيس ً لذلك. وللمسئول التنفيذي الرئيسي بالبنك أن يطلب من رئيسالمجلس، أو كلما رأي رئيس المجلس مبررا ً بجدول األعمال التي يرغب في عرضھا." المجلس دعوته لالنعقاد علي أن يكون مصحوبا ثانيا إمكانية مشاركة األعضاء في اجتماعات مجالس إدارات البنوك من خالل االتصال الھاتفي أو االتصال عبر :ً وذلك وفقا - ً الفيديو، للشروط التالية: -١ أن يتضمن النظام األساسي للبنك إمكانية المشاركة في االجتماعات من خالل االتصال الھاتفي أو االتصال عبر الفيديو، باإلضافة إلي ضرورة وضع إجراءات واضحة يتم اعتمادھا من قبل مجلس اإلدارة لعقد االجتماعات بواسطة تلك الوسائل، تشمل بحد أدني اآلتي-: أ- أن يكون األصل ھو الحضور الفعلي لألعضاء، وفي حالة تعذر ذلك، يجوز المشاركة عبر الفيديو أو الھاتف بعد موافقة رئيس المجلس وإبالغ أمين سر المجلس، وذلك بما ال يتعدى ٤ مرات خالل العام .ًً فعليابالنسبة للعضو الواحد، شريطة حضور أغلبية أعضاء مجلس اإلدارة حضورا ب- تعتبر مشاركة عضو مجلس اإلدارة عبر الفيديو أو الھاتف مشاركة فعلية في اجتماع مجلس اإلدارة، ويحق له التصويت، ويتم حسابه في النصاب القانوني النعقاد المجلس وصحة القرارات الصادرة عنه.
ج- ضرورة وضع إجراءات واضحة للتأكد من سالمة وأمن وسائل االتصال المستخدمة في حالة مشاركة عضو مجلس اإلدارة عبر الفيديو أو الھاتف، علي أن يتم االلتزام بما يلي كحد أدني: − تطبيق كافة االجراءات والضوابط التي تضمن التحقق من ھوية المشاركين عبر الفيديو أو الھاتف.
− استخدام تكنولوجيا التشفير الالزمة لحماية سرية وسالمة االتصال وكافة البيانات والمعلومات المتداولة خالل االتصال (مستندات - مراسالت....وغيرھا)، حيث يجب علي البنك اختيار تكنولوجيا التشفير المتناسبة مع حساسية وأھمية المعلومات المتداولة أثناء االجتماعات.
− تطبيق كافة االجراءات والضوابط التي تضمن حماية نظام االتصال من الدخول غير المصرح به.
− يجب أن يكون المشغل الرئيسي للخدمة (Backend System (خاص بالبنك ومتواجد بداخل مركز المعلومات الرئيسي للبنك ومؤمن بكافة وسائل حماية المعلومات.
− يمنع استخدام أية أجھزة اتصال متصلة بمشغل خدمة أو مركز معلومات خارجي (Based Cloud(.
− يجب علي البنك القيا م باختبارات االختراق (Test Penetration (وذلك لعمل تقييم مفصل ومتعمق للوضع األمني للنظام قبل البدء في استخدامه وعقب إجراء أي تعديالت جوھريه بالنظام.
-٢ إضافة المھام التالية إلي المھام الموكلة إلي أمين سر المجلس-: ً أ- ، أو من خالل االتصال الھاتفي، أوتسجيل الحضور في االجتماعات وذكر ما إذا كان الحضور فعليا االتصال عبر الفيديو.
ب- في حالة مشاركة أحد أعضاء مجلس إدارة البنك في االجتماع عبر الھاتف أو الفيديو، يتعين عليه التأكيد في بداية االجتماع علي استالمه كافة المستندات وجدول أعمال االجتماع.
ج- إعداد محاضر االجتماعات وتوقيعھا وإرسال نسخة منھا ألعضاء مجلس اإلدارة العتمادھا - سواء الحاضرين فعليا - عن ً أو المشاركين عبر وسائل االتصال، باإلضافة إلي حفظ تسجيالت االجتماعات طريق استخدام جھاز تسجيل مخصص يسمح بتأمين التسجيالت - ضمن سجالت البنك لمدة زمنية ً تتوافق مع ما تحدده للضوابط والتعليمات الرقابيةً للمتطلبات القانونية وطبقاسياسات البنك تطبيقا الصادرة في ھذا الشأن. وفي حالة وجود أية تعليقات أو تعديالت من قبل أي من األعضاء، يقوم أمين سر المجلس بتعديل المحضر وتقديمه في الجلسة التالية العتماده من قبل أعضاء مجلس اإلدارة.
برجاء التفضل بالتنبيه نحو اتخاذ الالزم للعمل بالقرار المذكور.
طارق عامر وتفضلوا بقبول فائق االحترام،،