2024-03-08
The AFM and BFT conducted a joint thematic investigation into the Systematic Integrity Risk Analysis (SIRA) practices of registered accountancy organizations (AOs-RV) to assess policy design and compliance. The regulators concluded that while SIRA policies have significantly improved, they remain too generic and theoretical, often failing to address the full spectrum of integrity risks or translate into effective operational controls. The report urges organizations to tailor their risk appetite and identification processes to their specific client portfolios and to implement concrete monitoring measures to prevent integrity risks from being overlooked.
TOEZICHT VISUELE SAMENVATTING SIRA: van analyse naar beheersing In het kort De AFM en het BFT hebben gezamenlijk een themaonderzoek uitgevoerd naar de systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA) bij accountantsorganisaties. Wij hebben hierbij onderzocht of accountantsorganisaties het SIRA-beleid goed hebben opgezet en adequaat naleven, zodat integriteitsrisico’s beter worden beheerst. We concluderen dat het beleid om een goede systematische risicoanalyse op integriteit uit te kunnen voeren steeds beter op orde is bij middelgrote accountantsorganisaties. Wel kan de invulling van dit beleid specifieker en vraagt de toepassing ervan om verbetering.
TOEZICHT VISUELE SAMENVATTING SIRA: van analyse naar beheersing In het kort De AFM en het BFT hebben gezamenlijk een themaonderzoek uitgevoerd naar de systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA) bij accountantsorganisaties. Wij hebben hierbij onderzocht of accoutantsorganisaties het SIRA-beleid goed hebben opgezet en adequaat naleven, zodat integriteitsrisico’s beter worden beheerst. We concluderen dat het beleid om een goede systematische risicoanalyse op integriteit uit te kunnen voeren steeds beter op orde is bij middelgrote accountantsorganisaties. Wel kan de invulling van dit beleid specifieker en vraagt de toepassing ervan om verbetering.
....... Netto risico’s ? Feedbackloop ! Analyse: stel kans en impact van het risico vast. 2 Beheersing: stel vast of er maatregelen nodig zijn voor de gesignaleerde risico’s. Past dit binnen de risicobereidheid? 3 Identificatie: kijk met een brede blik naar risico’s. 1 Monitoring: evalueer de risico’s en vul het SIRA-model aan. 4 ! ! ! Corruptie ! ! ! ! ! ! ! ! ! ? ? ! Witwassen Cybercrime TBML Terrorisme-financiering Fraude Omzeiling regelgeving sanctie Greenwashing ! ! Belasting-ontduiking Bruto risico’s Hoe wordt een SIRA uitgevoerd?
TOEZICHT RAPPORT
SIRA: van analyse naar beheersing | Inleiding 3 TOEZICHT RAPPORT
1.2 Vervolg op eerder onderzoek naar SIRA De AFM heeft in 2017/2018 een verkennend onderzoek gedaan naar de opzet van het SIRA-beleid van AO’s-RV. Uit dit onderzoek bleek dat bij de onderzochte AO’s-RV ruimte was voor verbetering in de manier waarop integriteitsrisico’s werden geanalyseerd en beheerst. Ook het BFT heeft de afgelopen jaren bij zijn toezichtonderzoeken vastgesteld dat de invulling en het actueel houden van het risicobeleid en -management een blijvend aandachtspunt is voor instellingen, waaronder AO’s-RV. Onderdeel van dit risicobeleid is het beoordelen van de integriteitsrisico’s rondom witwassen en terrorismefinanciering.
SIRA: van analyse naar beheersing | Inleiding 4 TOEZICHT RAPPORT Verder hebben de AFM en het BFT signalen ontvangen waaruit bleek dat accountantsorganisaties, waaronder AO’s-RV, onvoldoende oog hebben voor de beoordeling en beheersing van integriteitsrisico’s die de accountantsorganisaties kunnen raken.2 Dit beeld wordt bevestigd door een aantal recente publicaties: • Uit het themaonderzoek cliënt- en opdrachtaanvaarding en -continuering (CEAC) 2022 van de AFM bleek dat accountantsorganisaties meer diepgang moeten geven aan de beoordeling van de integriteit van hun controlecliënten. Bij meer dan de helft van de onderzochte accountantsorganisaties was het CEAC-beleid niet op orde en bij het merendeel van de onderzochte wettelijke controles waren de CEACs onvoldoende uitgevoerd.3 Een goede SIRA kan helpen bij het verbeteren van dit proces. • Het rapport ‘Fraude vraagt een meer kritische grondhouding’ van de NBA.4 • Uit ‘Sector in Beeld 2023’5 en onderliggende data kwam een aantal ontwikkelingen naar voren waaruit blijkt dat de toepassing van de SIRA door accountantsorganisaties aandacht verdient:
1.3 Vijf belangrijkste uitkomsten uit het onderzoek Het doel van ons onderzoek is om te toetsen of AO’s-RV de SIRA structureel en doorlopend beoordelen en waar nodig aanscherpen, zodat integriteitsrisico’s adequaat worden beheerst. In het onderzoek hebben integriteitsrisico’s die verband houden met de Wwft (-verplichtingen) extra aandacht gekregen. De AFM en het BFT willen met dit rapport de sector good practices aanreiken en valkuilen delen die we in de praktijk hebben gezien. De AFM en het BFT roepen de AO’s-RV op om de SIRA, waar nodig, verder aan te scherpen en dit beleid na te leven. De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek naar de opzet en naleving van de SIRA zijn: A. Ten opzichte van de uitkomsten van het eerdere AFM-onderzoek naar de SIRA zijn AO’s-RV aan de slag gegaan met het opstellen en verbeteren van het SIRA-beleid en het inzichtelijk maken van integriteitsrisico’s in een SIRA-model:
SIRA: van analyse naar beheersing | Inleiding 5 TOEZICHT RAPPORT 4. onvoldoende expliciete overweging integriteitrisico’s: in de dossiers wordt onvoldoende vastgelegd waarom de geïdentificeerde integriteitsrisico’s wel of niet meegenomen moeten worden in de controleaanpak. De AO’s-RV kunnen blinde vlekken hebben ten aanzien van hun klant, bijvoorbeeld door de vaak langdurige relatie. Risico’s worden mogelijk impliciet overwogen en niet voldoende vastgelegd (paragraaf 3.2). 5. ontoereikende waarborgen: op geïdentificeerde risico’s worden onvoldoende (specifieke) werkzaamheden verricht en worden niet specifiek op integriteitsrisico’s gerichte waarborgen getroffen (paragraaf 3.3).
1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de uitkomsten van het onderzoek ten aanzien van het SIRA-beleid gedeeld en in hoofdstuk 3 de naleving van het SIRA-beleid. In hoofdstuk 2 en 3 staan we ook stil bij valkuilen en good practices. In hoofdstuk 4 gaan we in op de onderzoeksaanpak. In hoofdstuk 5 schenken we aandacht aan hoe nu verder?
SIRA: van analyse naar beheersing | SIRA-beleid duidelijk verbeterd, maar pas op voor papieren tijger 6 TOEZICHT RAPPORT 2. SIRA-beleid duidelijk verbeterd, maar pas op voor papieren tijger 7 AFM biedt handvatten beheersing integriteitsrisico’s accountantsorganisaties In 2019 hebben de AFM, NBA en SRA uitgesproken dat zij verwachten dat alle AO’s-RV uiterlijk eind 2020 aantoonbaar integriteitsrisico’s inzichtelijk maken, beheersen en monitoren.7 Uit ons onderzoek blijkt dat de geselecteerde AO’s-RV een SIRA-beleid hebben en integriteitsrisico’s inzichtelijk maken in een SIRA-model. Hier is sprake van een verbetering ten opzichte van het onderzoek uit 2017/2018. Ons onderzoek laat echter ook zien dat bij nagenoeg alle onderzochte AO’s-RV sprake is van een theoretische benadering van de SIRA. Er moet worden voorkomen dat de SIRA een papieren tijger wordt. AO’s-RV hebben voor standaardrisico’s beoordeeld of deze zich zouden kunnen voordoen. We zien dat (integriteits)risico’s in het beleid algemeen geformuleerd zijn en niet voldoende zijn afgestemd op de cliëntenportefeuille van de accountantsorganisaties (aard en omvang van de cliënten). Daarnaast worden risico’s als gevolg van ontwikkelingen (bijvoorbeeld cybercrime en greenwashing) onvoldoende in de analyse betrokken. “Je gaat het pas zien als je het door hebt”, zei Johan Cruijff. Dit geldt ook voor (integriteits)risico’s. Het is belangrijk dat accountantsorganisaties deze risico’s op cliëntniveau beheersen. En om in control te zijn, moeten zij het geheel van integriteitsrisico’s daarnaast óók op kantoorniveau beheersen. Uit diverse gesprekken met AO’s-RV komt naar voren dat zij in de komende periode die volgende stap gaan zetten. Dit is noodzakelijk voor de beheersing. Wij hebben bij de geselecteerde AO’s-RV het meest recent uitgewerkte SIRA-beleid/risicobeleid en SIRA-model opgevraagd. In het onderzoek naar de opzet van het beleid zijn verschillende onderdelen betrokken, zoals de algemene opzet, risk appetite, risico-identificatie, risicoanalyse, risicobeheersing en risicomonitoring. In dit hoofdstuk staan we stil bij valkuilen en good practices ten aanzien van deze onderdelen. Invoegen bij figuur Cyclus risicobeheersing integriteitsrisico’s Cyclus risicobeheersing integriteitsrisico’s Identificatie Analyse Monitoring Beheersing
2.1 Maak beleid meer kantoorspecifiek De AO’s-RV beschikken alle over een risicobeleid in de vorm van een (kwaliteits)handboek en een SIRA-model. De SIRA vindt bij de meeste onderzochte AO’s-RV óf op kantoorniveau óf op cliëntniveau plaats en in een enkel geval op beide niveaus. De diepgang van de verstrekte documentatie verschilt. De verschillen zijn deels te verklaren door de omvang en de volwassenheid van de AO-RV en door de aard en risicoclassificatie van hun cliëntenportefeuille. Daarnaast bestaan tussen de AO’s-RV aanzienlijke verschillen in de frequentie en de intensiteit waarmee aandacht wordt besteed aan vooral het actualiseren en het aanvullen van het SIRA-model. AO’s-RV die zijn aangesloten bij een brancheorganisatie maken veelal gebruik van kwaliteitshandboeken van de brancheorganisatie. Wij constateren dat de (kwaliteits)handboeken van bijna alle AO’s-RV weinig kantoorspecifiek zijn gemaakt. Procedures zijn vaak op hoofdlijnen beschreven en risico’s uit het SIRA-model komen niet terug in het beleid en zijn niet afgestemd op de specifieke kenmerken van de AO-RV of de aard en risicoclassificatie van haar cliëntenportefeuille. Voor wat betreft het SIRA-model maakt het merendeel van de AO’s-RV gebruik van een (voorbeeld)template. Veelgebruikte voorbeelden zijn modellen van DNB en brancheorganisaties. Het SIRA-beleid/risicobeleid en het SIRA-model zijn naar onze mening het meest effectief als zij kantoorspecifiek zijn gemaakt voor de accountantsorganisatie en de cliënten die worden bediend. Het gaat hierbij om onder meer (actuele) cliëntspecifieke en kantoorspecifieke risico’s en aanvaardbare en onaanvaardbare risico’s (inclusief beheersmaatregelen). Wij hebben gezien dat door AO’s-RV het opstellen van het SIRA-model op verschillende manieren is vormgegeven. Sommige AO’s-RV kozen voor een organisatiebrede werkgroep. Bij andere AO’s-RV zijn de risico’s door de compliance officer in kaart gebracht. Wij vinden het belangrijk dat de SIRA binnen de gehele organisatie bekend is en wordt gedragen. Medewerkers zijn beter in staat integriteitsrisico’s te herkennen als ze vaker en diepgaander worden besproken binnen de organisatie en de teams. Dit kan in de vorm van praktijkcasussen en/of het formuleren van scenario’s. Daardoor is de feedbackloop ingebed; dat maakt onderdeel uit van een goede risicomonitoring.
2.2 Bepaal risk appetite op kantoorniveau Risk appetite is de risicobereidheid van de organisatie bij het nastreven van haar doelstellingen. Het vaststellen en vastleggen van de risk appetite is een belangrijk startpunt bij de risicobeheersing. De risk appetite geeft aan welke (integriteits)risico’s een accountantsorganisatie wel of niet bereid is te lopen, al dan niet na het treffen van beheersmaatregelen. Hierbij kan worden gedacht aan het uitsluiten van branches, geografische gebieden en maximum aandeel van hoog risico cliënten in de portefeuille. Deze risicobereidheid is kantoorspecifiek. Het vaststellen van de risk appetite is een iteratief proces, waarbij interne en externe ontwikkelingen kunnen leiden tot het bijstellen van de risk appetite. Wij constateren dat het merendeel van de onderzochte AO’s-RV op organisatieniveau geen risk appetite heeft geformuleerd. In de (kwaliteits)handboeken staat vaak wel een opsomming welke branches of type ondernemingen een AO-RV niet wil accepteren. In de SIRA-modellen is in de meeste gevallen bij de scenario’s aangegeven of deze wel of niet vallen binnen de risk appetite van de AO-RV, maar is niet specifiek gemaakt hoe de risk appetite moet worden bepaald. Uit de interviews met de AO’s-RV is naar voren gekomen dat de risk appetite vaak is ingegeven door kennis die in huis is, de beschikbare capaciteit, aantrekkelijk werkgeverschap en in mindere mate door (integriteits)risico’s. Wij hebben bij een aantal AO’s-RV een risk appetite op kantoorniveau gezien. AO’s-RV streven bijvoorbeeld naar een maximaal percentage cliënten met een verhoogd risicoprofiel. Er wordt een cliëntenstop ingesteld voor dit soort cliënten als de maximale capaciteit is bereikt. Wij vinden dat dit voorbeeld als startpunt kan worden gebruikt, maar verdere specificering nodig heeft. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het specificeren of het percentage moet worden gezien in het licht van cliënt- of opdrachtniveau, of juist in het licht van het aantal cliënten, de omzet of het totaal aantal uren. Daarbij is ook belangrijk dat naar alle integriteitsrisico’s wordt gekeken en niet slechts naar de Wwft-risico’s.
2.3 Zie de échte integriteitsrisico’s De risico-identificatie verloopt bij voorkeur via een vaste, gestandaardiseerde en – waar mogelijk – geautomatiseerde werkwijze. Voor ons onderzoek hebben wij de risico-identificatie, de in het beleid opgenomen integriteitsrisico’s en de scenario’s in het SIRA-model beoordeeld. In de meeste gevallen zijn in het beleid (integriteits)risico’s opgenomen. We zien dat (integriteits)risico’s in het beleid vaak algemeen geformuleerd zijn en niet in overeenstemming zijn met de aard van de cliëntenportefeuille van de accountantsorganisaties. De risico’s in het beleid zien daarnaast voornamelijk op witwassen en financieren van terrorisme.
SIRA: van analyse naar beheersing | SIRA-beleid duidelijk verbeterd, maar pas op voor papieren tijger 8 TOEZICHT RAPPORT In de SIRA-modellen is in bijna alle gevallen een aantal standaardrisico’s opgenomen, waaronder: witwassen, (fiscale) fraude, corruptie/omkoping, omzeiling sancties, terrorismefinanciering, belangenverstrengeling, cybercrime en maatschappelijk onbetamelijk gedrag. Deze risico’s vormen de basis voor de scenario’s die de AO’s-RV hebben geformuleerd. In de scenario’s zien wij grote verschillen in de aantallen en de kwaliteit. Zo kan het SIRA-model actueel worden gehouden door het toevoegen van scenario’s als deze zich voordoen in de praktijk. Voor een goede risico-identificatie is ten minste het volgende nodig: • Benader integriteitsrisico’s vanuit verschillende invalshoeken. Voorbeeld: corruptierisico’s worden gekoppeld aan een land en de daarbij behorende CPI-score8. Dit terwijl ook corruptierisico’s kunnen bestaan door de branche waarin de cliënt actief is; • Identificeer cliëntspecifieke risico’s; • Identificeer kantoorspecifieke risico’s. Denk hierbij aan leveranciers, werknemers en eigen dienstverlening; • Benoem aanvaardbare en onaanvaardbare risico’s; • Neem risico’s uit praktijkvoorbeelden op in het SIRA-model; • Werk bijbehorende scenario’s uit; concreter = beter! 8 CPI staat voor Corruption Perceptions Index, een overzicht van Transparency International. De lijst is een indicator die aangeeft in hoeverre de publieke sector van verschillende landen wordt ervaren als vrij van corruptie. 9 KYC staat voor Know your customer.
GOOD PRACTICES: (technische) ondersteuning helpt! Een AO-RV heeft een applicatie die wordt gebruikt om risico’s te inventariseren en vast te leggen. Deze applicatie wordt intern en door cliënten (self-assessment) gebruikt om risico’s te inventariseren en vast te leggen. In de applicatie zijn taken, risico’s en acties opgenomen. De SIRA is onderdeel van deze taken en wordt periodiek besproken en geëvalueerd. Dit zorgt ervoor dat de SIRA leeft binnen de organisatie, regelmatig wordt geactualiseerd en dat acties worden gemonitord. De applicatie zorgt bovendien voor tijdige registratie en opvolging van incidenten. Andere AO’s-RV hebben een registratiesysteem waarin - naast de risicoclassificatie van de gehele cliëntenportefeuille- is vastgelegd wat bijzondere gevallen zijn, welke cliënten/proposals zijn afgewezen en wat de reden hiervoor is.
VALKUIL: is het een match? Diverse accountantsorganisaties maken gebruik van externe KYC-dienstverleners9 voor het uitvoeren van (delen van) het cliëntenonderzoek. Wij zien dat een aantal AO’s-RV volledig steunt op de uitkomsten die zij ontvangen van deze externe partijen. Voordat een externe partij wordt gecontracteerd, is het belangrijk om na te gaan of deze past bij de eigen cliëntenportefeuille. Als een accountantsorganisatie bijvoorbeeld een internationale cliëntenportefeuille heeft, is het van belang dat niet alleen de Kamer van Koophandel wordt geraadpleegd, maar ook registers in landen waar de cliënten actief zijn. De accountantsorganisatie moet achteraf ook toetsen of het cliëntenonderzoek dat is uitgevoerd, voldoet aan de Wwft-verplichtingen. Indien noodzakelijk moet de accountantsorganisatie aanvullende werkzaamheden uitvoeren.
SIRA: van analyse naar beheersing | Naleving van het opgestelde SIRA-beleid vraagt om verbetering 9 TOEZICHT RAPPORT 3. Naleving van het opgestelde SIRA-beleid vraagt om verbetering 10 Er is sprake van een bevinding als niet wordt voldaan aan een Wwft-norm, een Wta/Bta-norm of een NV COS-norm. Hoewel alle onderzochte AO’s-RV een SIRA-beleid en een SIRA-model hebben, blijkt dat de naleving onvoldoende is en beter moet. Uit ons onderzoek blijkt dat in nagenoeg alle gevallen nog sprake is van een theoretische exercitie. Eén van de belangrijkste conclusies is dat integriteitsrisico’s onvoldoende worden onderkend, waardoor de (controle)werkzaamheden om de integriteitsrisico’s te beheersen veelal tekortschieten dan wel kwaliteitswaarborgen onvoldoende zijn ingezet. Hierbij merken we op dat in het onderzoek alleen afgeronde dossiers zijn betrokken. Dit terwijl het SIRA-beleid bij veel onderzochte AO’s-RV afgelopen jaar is geactualiseerd. Wij verwachten dat op korte termijn de stijgende lijn die in het vorige hoofdstuk aan de orde is gekomen in de naleving bij lopende en de toekomstige opdrachten terug te zien.
3.1 Kijk breder naar integriteitsrisico’s in de identificatiefase Let op de volgende integriteitsrisico’s: • belangenverstrengeling • corruptie en omkoping • cybercrime • greenwashing • interne/externe fraude • maatschappelijk onbetamelijk gedrag • marktmanipulatie • omzeiling sanctieregelgeving • ontduiking van fiscale regelgeving • terrorismefinanciering • trade-based money laundering (TBML) • witwassen Voorafgaand aan een opdracht is het identificeren van de integriteitsrisico’s een belangrijke stap. In het merendeel van de onderzochte dossiers is dez