Guidance Note Re Annual Shari'ah Report of Internal Shari'ah Supervision Committee

CBUAE Classification: Public مذكرة إرشادية بخصوص التقرير الشرعي السنوي للجنة الرقابة الشرعية الداخلية GUIDANCE NOTE RE ANNUAL SHARI’AH REPORT OF INTERNAL SHARI’AH SUPERVISION COMMITTEE* *This document was drafted in Arabic and translated to English. In case of any differences in interpretation, the Arabic version shall prevail.

1 / 10 CBUAE Classification: Public جــدول المحتويــات TABLE OF CONTENTS الموضوع الصفحة Page Subject 2 المادة )1( مقدمـــة Article (1) Introduction 2 المادة )2( الهــدف Article (2) Objective 3 المادة )3( نطـاق التطــبيق Article (3) Scope of Application المادة )4( المتطلبات العامة إلصدار التقرير الشرعي 3 السنوي Article (4) General Requirements for Issuing the Annual Shari’ah Report 4 المادة )5( نموذج التقرير الشرعي السنوي Article (5) Template for the Annual Shari’ah Report

2 / 10 CBUAE Classification: Public Article (1) Introduction المادة )1( مقدمة 1.1 This Guidance Note Re Annual Shari’ah Report of Internal Shari’ah Supervision Committee (“Guidance Note” or “Note”) complements the requirements outlined in: a. Decretal Federal Law No. (14) of 2018 Regarding the Central Bank and Organization of Financial Institutions and Activities; and b. Standard Re Shari’ah Governance for Islamic Financial Institutions issued by the Central Bank. with the aim to promote development of the banking system and to ensure its effectiveness and efficiency. تأتي هذه المذكرة اإلرشادية بخصوص التقرير الشرعي السنوي للجنة الرقابة الشرعية الداخلية )"المذكرة اإلرشادية" أو "المذكرة"( استكماال للمتطلبات المنصوص عليها في: أ. المرسوم بقانون اتحادي رقم )14( لسنة ،2018 في شأن المصرف المركزي وتنظيم المنشآت واألنشطة، ب. ومعيار الحوكمة الشرعية للمؤسسات المالية اإلسالمية الذي أصدره المصرف المركزي. من أجل تعزيز التطوير والتحقق من أن عمل النظام المصرفي يسري على نحو كفء وفعّال. 1.1 1.2 Islamic Financial Institutions (“IFIs”) are required to have Shari’ah governance policies and mechanisms to ascertain that Annual Shari’ah Report that is issued by the Internal Shari’ah Supervision Committee (“Annual Shari’ah Report”) is compliant with requirements outlined in this Guidance Note, and applicable standards and regulations. يجب أن تكون لدى المؤسسات المالية اإلسالمية سياسات وآليات حوكمية من أجل التأكد أن التقرير الشرعي السنوي الذي تصدره لجنة الرقابة الشرعية الداخلية )"التقرير الشرعي السنوي"( يتوافق مع المتطلبات المنصوص عليها في هذه المذكرة والمعايير واألنظمة المعمول بها. 2.1 1.3 Where the Guidance Note contains a stipulation (in an article) to provide information, or undertake certain measures, or address particular terms, as a minimum requirement, the Central Bank may impose (new) requirements additional to those specified in the relevant article (of the Guidance Note). حيثما تم النص في هذه المذكرة على متطلب بتقديم معلومات، أو اتخاذ إجراءات معيّنة، أو التعامل مع بنود بعينها، مشار إليها كحد أدنى، فإن للمصرف المركزي أن يفرض متطلبات إضافية مع تلك المنصوص عليها في المادة ذات الصلة. 3.1 Article (2) Objectives المادة )2( الهدف 2.1 The Guidance Note contains guidance aimed at facilitating implementation of the requirements related to the issuance of Annual Shari’ah Report. تحتوي هذه المذكرة على إرشادات تهدف إلى تسهيل تطبيق المتطلبات الخاصة بإصدار التقرير الشرعي السنوي. 1.2

3 / 10 CBUAE Classification: Public 2.2 The Guidance Note provides clarity on the supervisory expectations with respect to Annual Shari’ah Report. توضح هذه اإلرشادات التوقعات الرقابية فيما يتعلق بالتقرير الشرعي السنوي. 2.2 Article (3) Scope of Application المادة )3( نطاق التطبيق 3.1 The Guidance Note applies to all IFIs. جميع على اإلرشادية المذكرة هذه تنطبق المؤسسات المالية اإلسالمية. 1.3 3.2 The Guidance Note must be read in conjunction with the standards and resolutions issued by Higher Shari’ah Authority (HSA) and notified to IFIs. يجب أن تقرأ هذه المذكرة مع مراعاة المعايير والقرارات التي تصدرها الهيئة العليا الشرعية وتُشعَر بها المؤسسات المالية اإلسالمية. 2.3 Article (4) General Requirements for Issuing the Annual Shari’ah Report المادة )4( المتطلبات العامة إلصدار التقرير الشرعي السنوي 4.1 The Annual Shari’ah Report represents annual disclosure of the Internal Shari’ah Supervision Committee (ISSC) on the level of IFI’s compliance with Islamic Shari’ah. Accordingly, responsibility for preparing the annual Shari'ah report rests with the ISSC of IFI within the mechanisms and requirements stipulated in the Guidance Note. يمثل التقرير الشرعي السنوي اإلفصاح السنوي للجنة الرقابة الشرعية الداخلية عن مستوى التزام المؤسسة المالية اإلسالمية بالشريعة اإلسالمية، وعليه فإن مسؤولية إعداد التقرير الشرعي السنوي تقع على عاتق لجنة الرقابة الشرعية الداخلية للمؤسسة المالية اإلسالمية ضمن اآلليات والمتطلبات المنصوص عليها في هذه المذكرة اإلرشادية. 1.4 4.1 The Annual Shari’ah Report should be presented at the general assembly in accordance with the applicable regulatory requirements. يجب عرض التقرير الشرعي السنوي على الجمعية العمومية في اجتماعها السنوي وفق المتطلبات الرقابية المعمول بها. 2.4 4.3 The Annual Shari’ah Report shall be submitted to HSA for review and approval prior to its submission at the general assembly. يرسل التقرير الشرعي السنوي إلى الهيئة العليا الشرعية من أجل مراجعته واعتماده قبل عرضه على الجمعيّة العموميّة. 3.4 4.4 The Annual Shari’ah Report must be submitted to the HSA, no later than two (2) months from end of the financial year. يجب أن يرفع التقرير الشرعي السنوي إلى الهيئة العليا الشرعية في موعد ال يتجاوز شهرين من انتهاء السنة المالية. 4.4

4 / 10 CBUAE Classification: Public 4.5 The ISSC must verify accuracy and validity of all information in the Annual Shari’ah Report before its submission to the HSA. يجب على لجنة الرقابة الشرعية الداخلية أن تتأكد من دقة وصحة جميع المعلومات المنصوص عليها في التقرير الشرعي السنوي قبل تقديمه إلى الهيئة العليا الشرعية. 5.4 4.6 The Board must ensure that the Annual Shari’ah Report is submitted to HSA for review and approval prior for its submission at the general assembly. يجب أن يتأكد مجلس اإلدارة من رفع التقرير الشرعي السنوي إلى الهيئة العليا الشرعية قبل عرضه على المساهمين في الجمعيّة العموميّة. 6.4 4.7 The ISSC must ascertain that all information required to be stated in the Annual Shari’ah Report (as stipulated in the template in article No. 5.3) are included in the designated places of the report before submitting it to HSA. يجب على لجنة الرقابة الشرعية الداخلية أن تتأكد من أن جميع المعلومات التي يجب أن يتضمنها التقرير الشرعي السنوي )حسب النموذج المرفق في المادة رقم 3.5( قد تم إيرادها في مواضعها من التقرير قبل تقديمه إلى الهيئة العليا الشرعية. 7.4 4.8 The ISSC must ensure that all duties fulfilled by the ISSC, as outlined in the Annual Shari’ah Report, are well documented for audit purposes. يجب على لجنة الرقابة الشرعية الداخلية أن تتأكد من أن تكون جميع األعمال التي قامت بها لجنة الرقابة الشرعية الداخلية، المنصوص عليها في التقرير الشرعي السنوي ، موثقة بحيث يمكن إجراء التدقيق عليها. 8.4 4.9 IFI shall publish the Annual Shari’ah Report in the IFI’s disclosures of the financial statement and other available means. يجب أن تنشر المؤسسة المالية اإلسالمية التقرير الشرعي السنوي في الحسابات الختامية ضمن إفصاحاتها والوسائط األخرى المتاحة. 9.4 Article (5) Template for the Annual Shari’ah Report المادة )5( نموذج التقرير الشرعي السنوي 5.1 Template of the Annual Shari’ah Report (as per below) represents the principal information and disclosures, and minimum requirements for information that should be included in the report. يمثل نموذج التقرير الشرعي السنوي أدناه المعلومات واإلفصاحات األساسية والحد األدنى للمعلومات التي يجب أن يحتويها. 1.5 5.2 The ISSC may add other information to the Annual Shari’ah Report, if necessary, according to the template in the Guidance Note. يمكن للجنة الرقابة الشرعية الداخلية إضافة معلومات أخرى إلى التقرير الشرعي السنوي إذا اقتضى األمر ذلك حسب النموذج المرفق. 2.5

5 / 10 CBUAE Classification: Public (3/5) نموذج التقرير الشرعي السنوي )باللغة العربية( التقريرالسنوي للجنةالرقابةالشرعيةالداخليةلـ)اسم املؤسسة املاليةاإلسالمية( الم علىأشرفاألنبياءواملرسلين سيدنامحمٍد وعلىآلهوصحبهأجمعين. َّصالةوالسَّ العاملين،وال ِّ الحمد هلل رب صدر في: )تاريخ اإلصدار( إلى السادة املساهمين في )اسم املؤسسة املالية اإلسالمية( )"املؤسسة"( الم عليكم ورحمة هللاتعالىوبركاته،وبعد: السَّ إن لجنة الرقابة الشرعية الداخلية للمؤسسة )"اللجنة"( ووفقا للمتطلبات املنصوص عليها في القوانين واألنظمة واملعايير ذات العالقة )”املتطلبات الرقابية“(، تقدم تقريرها )يضاف في تقرير النوافذ اإلسالمية: )املتعلق بأعمال وأنشطةاملؤسسةاملتو افقة مع الشريعة اإلسالمية(( للسنة املالية املنتهية في 31 ديسمبر من عام )XX20"( )السنة املالية"(. .1 مسؤوليةاللجنة إن مسؤوليةاللجنةوفقا للمتطلبات الرقابيةوالئحتها التنظيمية تتحدد في الرقابة الشرعية على جميع أعمال، وأنشطة، ومنتجات، وخدمــات، وعقــود، ومستندات، ومواثيق عمل املؤسسة، والسياسات، واملعايير املحاسبية، والعمليات واألنشطة بشكل عام، وعقد التأسيس، والنظام األساس ي، والقوائم املالية للمؤسسة، وتوزيع األرباح وتحميل الخسائر والنفقات واملصروفات بين املساهمين وأصحاب حسابات االستثمار )"أعمال املؤسسة"( وإصدار قرارات شرعية بخصوصها، ووضعالضوابط الشرعية الالزمة ألعمال املؤسسةوالتزامها بالشريعةاإلسالميةفي إطـ ـار القواعد واملبادئ واملعايير التي تضــعها الهيئة العليا الشرعية )"الهيئة"(، لضــمان توافقها مع أحكــام الشـــريعة اإلســالمية. وتتحـ ـمل اإلدارةالعليامسؤوليةالتـ ـزام املؤسسةبالشـ ـريعةاإلسالميةوفقا لقرارات،فتاوى،وآراءالهيئة،و قراراتاللجنة في إطار القواعد واملبادئ واملعايير التي تضعها الهيئة )"االلتزام بالشريعة اإلسالمية"( في جمــيع أعمــالها والـتأكــد مــن ذلك، ويتحمـل مجلساإلدارة املسـؤوليةالنهائيةفي هـ ـذا الشـ ـأن. .2 املعايير الشرعية اعتمدت ُ اللجنة على املعاييرالشرعيةالصادرة عن هيئةاملحاسبةواملراجعةللمؤسساتاملاليةاإلسالمية)"أيوفي"(معايير للحد األدنى للمتطلبات الشرعيةوالتزمت بها في كل ما تفتي به أو تعتمده أو توافق عليه أو توص ي به فيما يتعلق بأعمال املؤسسة خالل السنةاملاليةاملنتهيةدون استثناءوفقا لقرارالهيئةرقم .2018/3/18 .3 األعمال التي قامت بها اللجنة خالل السنة املالية

6 / 10 CBUAE Classification: Public لقد قامت اللجنة بالرقابة الشرعية على أعمال املؤسسة، من خالل مراجعة أعمال املؤسسة ومراقبتها من خالل إدارة أو قسم الرقابة الشرعية الداخليةوالتدقيق الشرعي الداخلي، والتدقيق الشرعيالخارجي)إنوجد(،وفقا لصالحيات اللجنة ومسؤولياتهاواملتطلباتالرقابيةفي هذا الشأن. ومن األعمال التي قامت بها اللجنة ما يأتي: أ. عقد )يذكر عدد( اجتماعات خالل السنة املالية، ب. إصدارالفتاوى والقراراتوإبداءاآلراءفيما يتعلق بأعمال املؤسسة التي عرضت على اللجنة. ج. مراجعة السياسات، واللوائح اإلجرائية، واملعايير املحاسبية، وهياكل املنتجات، والعقود، واملستندات، ومواثيق العمل، والوثائق األخرى املقدمةمن قبل املؤسسةللجنةلالعتماد/املوافقة. د. التأكد من مدى توافق توزيع األرباح وتحميل النفقات واملصروفات بين أصحاب حسابات االستثمار واملساهمين وأصحاب حسابات االستثمارمع الضوابط الشرعية املعتمدة من قبل اللجنة. ه. الرقابة من خالل إدارة أو قسم الرقابة الشرعية الداخلية، والتدقيق الشرعي الداخلي، والتدقيق الشرعيالخارجي )إن وجد( علىأعمال املؤسسة بما في ذلك املعامالت املنفذة و اإلجراءات املتبعة،وذلك على أساس اختيار عينات من العمليات املنفذة،ومراجعةالتقارير املقدمةفي هذا الخصوص. و. تقديم توجيهات إلى الجهات املعنية في املؤسسة بتصحيح ما يمكن تصحيحه من املالحظات التي وردت في التقارير املقدمة من قبل إدارة أو قسم الرقابة الشرعية الداخلية، والتدقيق الشرعي الداخلي، والتدقيق الشرعي الخارجي )إن وجد(،و إصدارقرارات بتجنيب عوائد املعامالت التي وقعت مخالفات في تطبيقها لصرفها في وجوه الخير. ز. اعتمادالتدابير التصحيحية/الوقائية فيما يتعلق باألخطاء التيتم الكشفعنها ملنع حدوثهامرةأخرى. ح. بيان مقدار الزكاة الواجبة على السهم الواحد من أسهم املؤسسة( إن كان ينطبق). ط. التواصل معمجلس اإلدارةواللجان التابعةلهواإلدارة العليا للمؤسسة، حسبالحاجة، بخصوص التزام املؤسسة بالشريعة اإلسالمية. ي. )غيرهامن األعمال التي تريد اللجنة ذكرها( وقد سعت اللجنةللحصول على جميعاملعلومات والتفسيرات التي اعتبرتها ضروريةللتأكد من التزام املؤسسةبالشريعة اإلسالمية. )تذكر وظيفة"التدقيق الشرعيالخارجي" إن كان ينطبق،وإال فتحذف( .4 استقاللية اللجنة تؤكد اللجنة بأنها أدت مسؤولياتها وقامت بجمـ ـيع أعمالها باستقاللية تامـ ـ ـة، وقـد حصلت على التسـ ـهيالت الالزمـ ـة من املؤسسـ ـةوإدارتها العلياومجلس إدارتها لالطالع على جمــيعالوثائق والبيانات، ومناقشـــة التعديالت واملتطلبات الشرعية. )يذكر إن وجد ما أثر على االستقاللية(. .5 رأي اللجنةبخصوصالتزام املؤسسةبالشريعةاإلسالمية بناء على ما حصلنا عليه من معلومات وإيضاحات من أجل التأكد من التزام املؤسسة بالشريعة اإلسالمية، فقد خلصت اللجنة بدرجةمقبولة من االطمئنان إلى أن أعمال املؤسسة خالل السنة املالية متو افقة مع الشريعة اإلسالميةإال ما لوحظ من مخالفات تم رفعتقارير بشأنها،وقد وجهتاللجنةباتخاذاإلجراءاتاملناسبةفي هذا الخصوص. )ويضاف بيان أية مخالفات أخرى ألحكام الشريعة اإلسالمية والقرارات، والضوابط التي وضعتها الهيئة العليا الشرعية )إن وجدت((.

7 / 10 CBUAE Classification: Public . ً ورأي اللجنة، املذكورأعاله،مبني علىاملعلوماتالتياطلعتعليها خالل السنةاملالية حصرا نسأل هللا العلي القدير أن يحقق للجميع الرشاد والسداد والسالم عليكم ورحمة هللا وبركاته توقيع أعضاء لجنة الرقابة الشرعية الداخلية للمؤسسة )اسم العضو( )طبيعة عضويته في اللجنة( )توقيع العضو( )اسم العضو( )طبيعة عضويته في اللجنة( )توقيع العضو( )اسم العضو( )طبيعة عضويته في اللجنة( )توقيع العضو( )اسم العضو( )طبيعة عضويته في اللجنة( )توقيع العضو( )اسم العضو( )طبيعة عضويته في اللجنة( )توقيع العضو( )"نهاية النموذج"(

8 / 10 CBUAE Classification: Public (5/3) Template for the Annual Shari’ah Report (English) Annual Report of the Internal Shari’ah Supervision Committee of (name of the financial institution) Issued on: (issue date) To: Shareholders of (name of the Financial Institution) (“the Institution”) After greetings, Pursuant to requirements stipulated in the relevant laws, regulations and standards (“the Regulatory Requirements”), the Internal Shari’ah Supervision Committee of the Institution (“ISSC”) presents to you the ISSC’s Annual Report (in case of Islamic windows add: (regarding Shari’ah compliant businesses and operations of the Institution)) for the financial year ending on 31 December --------- (“Financial Year”).

1. Responsibility of the ISSC In accordance with the Regulatory Requirements and the ISSC’s charter, the ISSC’s responsibility is stipulated as to: a. undertake Shari’ah supervision of all businesses, activities, products, services, contracts, documents and business charters of the Institution; and the Institution’s policies, accounting standards, operations and activities in general, memorandum of association, charter, financial statements, allocation of expenditures and costs, and distribution of profits between holders of investment accounts and shareholders (“Institution’s Activities”) and issue Shari’ah resolutions in this regard, and b. determine Shari’ah parameters necessary for the Institution’s Activities, and the Institution’s compliance with Islamic Shari’ah within the framework of the rules, principles, and standards set by the Higher Shari’ah Authority (“HSA”) to ascertain compliance of the Institution with Islamic Shari’ah. The senior management is responsible for compliance of the Institution with Islamic Shari’ah in accordance with the HSA’s resolutions, fatwas, and opinions, and the ISSC’s resolutions within the framework of the rules, principles, and standards set by the HSA (“Compliance with Islamic Shari’ah”) in all Institution’s Activities, and the Board bears the ultimate responsibility in this regard.
2. Shari’ah Standards In accordance with the HSA’s resolution (No. 18/3/2018), and with effect from 01/09/2018, the ISSC has abided by the Shari’ah standards issued by the Accounting and Auditing Organization for Islamic Financial Institutions (AAOIFI) as minimum Shari’ah

9 / 10 CBUAE Classification: Public requirements, in all fatwas, approvals, endorsements and recommendations, relating to the Institution’s Activities without exception. 3. Duties Fulfilled by the ISSC During the Financial Year The ISSC conducted Shari’ah supervision of the Institution’s Activities by reviewing those Activities, and monitoring them through the internal Shari’ah control division or section, internal Shari’ah audit, and (if applicable) external Shari’ah audit, in accordance with the ISSC’s authorities and responsibilities, and pursuant to the Regulatory Requirements in this regard. The ISSC’s activities included the following: a. Convening (number) meetings during the year. b. Issuing fatwas, resolutions and opinions on matters presented to the ISSC in relation to the Institution’s Activities. c. Monitoring compliance of policies, procedures, accounting standards, product structures, contracts, documentation, business charters, and other documentation submitted by the Institution to the ISSC for approval. d. Ascertaining the level of compliance of allocation of expenditures and costs, and distribution of profits between investment accounts holders and shareholders with parameters set by the ISSC. e. Supervision through the internal Shari’ah control division or section, internal Shari’ah audit, and (if applicable) external Shari’ah audit, of the Institution’s Activities including supervision of executed transactions and adopted procedures on the basis of samples selected from executed transactions, and reviewing reports submitted in this regard. f. Providing guidance to relevant parties in the Institution – to rectify (where possible) incidents cited in the reports prepared by internal Shari’ah control division or section, internal Shari’ah audit, and/or (if applicable) external Shari’ah audit – and issuing of resolutions to set aside revenue derived from transactions in which non-compliances were identified for such revenue to be disposed towards charitable purposes. g. Approving corrective and preventive measures related to identified incidents to preclude their reoccurrence in the future. h. Specifying the amount of Zakat due on each share of the Institution (if applicable). i. Communicating with the Board and its subcommittees, and the senior management of the Institution (as needed) concerning the Institution’s compliance with Islamic Shari’ah. j. (add other works that the ISSC wants to mention in this report) The ISSC sought to obtain all information and interpretations deemed necessary in order to reach a reasonable degree of certainty that the Institution is compliant with Islamic Shari’ah. (the phrase “External Shari’ah audit” is included in the report if applicable, otherwise it should be deleted.) 4. Independence of the ISSC The ISSC acknowledges that it has carried out all of its duties independently and with the support and cooperation of the senior management and the Board of the Institution. The ISSC received the required assistance to access all documents and data, and to discuss all

10 / 10 CBUAE Classification: Public amendments and Shari’ah requirements. (Factors that have affected independence, if any, should be mentioned). 5. The ISSC’s Opinion on the Shari’ah Compliance Status of the Institution Premised on information and explanations that were provided to us with the aim of ascertaining compliance with Islamic Shari’ah, the ISSC has concluded with a reasonable level of confidence, that the Institution’s Activities are in compliance with Islamic Shari’ah, except for the incidents of non-compliance observed, as highlighted in the relevant reports. The ISSC also provided directions to take appropriate measure in this regard. (Add a statement on any other breaches to the Shari’ah provisions, resolutions and controls established by the Higher Shari’ah authority, if applicable) The ISSC formed its opinion, as outlined above, exclusively on the basis of information perused by the ISSC during the financial year. Signatures of members of the Internal Shari’ah Supervision Committee of the Institution Type of Signature Membership Member’s Name Type of Signature Membership Member’s Name Type of Signature Membership Member’s Name Type of Signature Membership Member’s Name Type of Signature Membership Member’s Name (End of the Template)