Regulations for the Licensing and Operations of Credit Unions in Liberia

THE LIBERIA OFFICIAL

GAZETTE PUBLISHED BY AUTHORITY ___________________________________________________________________________ VOL. XIVFRIDAY, DECEMBER 4, 2015 NO. 66 E X T R A O R D I N A R Y The Government of the Republic of Liberia announces that the Central Bank of Liberia (CBL), pursuant to its mandate under the Central Bank of Liberia Act of 1999 and its authority under the Financial Institutions Act of 1999, and specifically consistent with Section 55 of the said Central Bank of Liberia Act of 1999 and Section 39 of the Financial Institutions Act of 1999, has issued on December 4 2015, its Regulations No. CBL/RSD/001/2015 herein under: REGULATIONS FOR THE LICENSING AND OPERATIONS OF CREDIT UNIONS IN LIBERIA

BY ORDER OF THE PRESIDENT B. ELIAS SHONIYIN ACTING MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS MONROVIA, LIBERIA DECEMBER 4, 2015

1 PART 1: PRELIMINARY PROVISIONS

1. Introduction:    These  Credit  Union  Regulations  (hereinafter  referred  to  as  “Regulations”)  have  been  issued by  the Central Bank of Liberia in exercise of powers conferred on it by Section  4(6) of  the Central Bank Act of 1999 which empowers  the  Bank  to regulate, monitor  and  supervise all  bank  financial institutions and  non‐bank  financial institutions.      The  purpose of these regulations is to provide minimum regulatory requirements, prudential  standards  and  operational  guidelines  required  of  credit  unions  which  seek  to  offer  savings deposit and loans services to their members. 
2. Citation: These  Regulations  shall  be  cited  as Regulation No. CBL/RSD/001/2015“Regulations for the Licensing and Operations of Credit Unions in Liberia”.  
3. Definitions: In these Regulations, unless the context otherwise require:   “Affiliates”means One entity is affiliated with another entity if:  ‐ One of them is a subsidiaries of another;  ‐ Both are subsidiaries of the same entity; or  ‐ Each one of them is controlled by the same person or entity; and  ‐ If two entities are affiliated with the same entity at the same time.   “CBL” means the Central Bank of Liberia.  “Credit  exposure”  Means  the  amount  at  risk  arising  from  the  extension  of  credit by a Credit Union and is stated as  the maximum loss  that a Credit Union  might  suffer  if  a  counterparty  fails  or  loss  that  may  be  experienced  due  to  realization of assets.  “Credit  Union”    Means  a  mutually  owned  non‐bank  financial  organization  established  for  mobilization  of  savings  from  members  for  the  purpose  ofthe  promotion of the welfare and economic interests of its members, and licensed by  CBL under the  financial  Institutions Act of 1999 with  the objectiveof promoting  thrift and the creation of a source of credit for its members.  “Deposit” Means a sum of money paid on terms under which it shall be repaid,  with  or  without interest  or  premium,  and  either  on  demand  or  at  a  time  or in  circumstances agreed to by or on behalf of the person making the credit union to  receive it at the risk of the credit union receiving it.  “Entity” Means a body corporate, whenever incorporated, a Credit Union with  limited liability, a trust, a partnership, a fund or an unincorporated organization.

2  “Insolvent” In relation to a Credit Union denotes the circumstance in which the  realizable value of the Credit Union’s assets is less than the sum of its liabilities  and accumulated surplus.  “Institutional  Capital”  Means  the  sum  of  the  credit  union’s  Regular  Reserve  Account plus its non‐withdrawable shares and any other items the CBL classifies  as “institutional capital”.  “Capital  Adequacy  Ratio”  Means  the  ratio  of  the  credit  union’s  “Institutional  Capital” to its total assets.   “Delinquent loan”  Means  any  loan  which  the  principal  or  interest  remains  unpaid after the due date and/or as may be defined in a Regulation issued by the  CBL.  “LCUNA”Means  the  Liberia  Credit  Union  National  Association,  the  registered  apex  body  that  coordinates  and  promotes  the  activities  of  credit  unions  in  Liberia.  “Member” Includes  a  person,  entity  or  cooperative  joining in  the  application  for the registration of a Credit Unionadmitted to membership after registration,  in  accordance  with  the  by‐laws  of  that  Credit  Union  and  holding  at  least  one  share of the Credit Union.  “Board  of  Directors” Means  individual  members  of  a  credit  union  elected  by  the general assembly to conduct the affairs of the credit unions.  “Member  of  the  board  of  Directors”  Means  any  person  by  whatever  name  he/shemay be called, carrying out the same  function in relation to the direction  of  the  financial  organization  elected  by  the  general  assembly  to  conduct  the  affairs of the credit union.  “NBFI” Means Non‐Bank Financial Institution.  “Officer“Meansa  chairman,  president,  secretary,  treasurer,  member  of  a  committee,manager or servant of a credit union.  “Related Party “Means:‐ ‐ A director or officer of the Credit Union; ‐ A spouse, child or relative of a person defined above;  ‐ An entity in which a person or related person(s) mentioned above has an  investment.   “Statutory  management”  Means  the  procedure  the  CBLadministers  to  take  immediate possession and control of a Credit Union’s business due to unsafe and  unsound practices. 

3  “Secondary  Body”Means  a  second  tier  association  that  provides  financial  services to Credit Unions.   “Substantial  Investment”Means  an  interest  held  or  investment  by  a  licensed  Credit Union in an entity which exceeds or shall exceed five (5%) percent of the  voting securities of or equity interest in the entity.  PART II: APEX BODY (1) The  Liberia  Credit  Union  National  Association  (LCUNA)shall  be  the  Apex  body  of  all  credit  unions  in  the  Republic  of  Liberia.  As  an  Apex  for  creditunion,LCUNAshall be required to obtain a license from the CBL.  (2) LCUNA shall perform delegated supervisory functions as may be determined  by the CBL.  (3)  All  credit  unions  must  submit  a  written  application  to  LCUNA  for  affiliatemembership.  A  credit  union  shall  obtain  an  affiliation  certificate  issued  by  LCUNAand  renewable  annually  upon  the  payment  of  the  proper  member  affiliation  feesin  order  to  receive  services  from  LCUNA.  This  member affiliation rule is applicable to all registered credit unions.  (4) LCUNA  shall  conduct  an  inspection  to  verify  and  validate  the  provided  information.   (5) LCUNA shall determine a credit union training program for the members and  officers.  (6) LCUNA  shall  restrict  the affiliation  certificate  to credit union under certain  circumstances,  such  as  where  the  Credit  Union  has  failed  to  comply  with  therequirements of the affiliation set up by LCUNA.  The certificate shall be  restricted  by  the  imposition  of  conditions  deemed  necessary  for  the  protection of members’ savings, including but not limited to:   ‐Requiring  the  Credit Union  to  take  specified corrective action endorsed  by  the CBL;   ‐Limiting  the  granting  of  loans  and  the  acceptance  of  shares  or deposits  in  keeping with approved standards or regulations issued by the CBL;  ‐Limiting  any  other  business  activities  in  which  the  Credit  Union  may  be  engaged in keeping with approved standards or regulations issued by the  CBL.   (7) In other circumstances, such as where the Credit Union remains in violation  of a directive issued by the CBL or by LCUNA with the approval of the CBL or  hasceased  carrying  on  the  business  of  a  Credit  Union,  LCUNA  shall  recommend to CBL to revoke its license.  

4 PART III:  LICENSING (1)  No  person/institution  shall  operate  a  Credit  Union  without  a  license  from  the  CBL.    The  CBL  shall  issue  a  final  license  to  an  applicant  to  operate  as  a  credit  union  that  has  satisfactorily  met  all  requirements  or  may  issue  a  provisional  license  to  an  applicant  that  has  not  met  all  of  the  licensing  requirements.  The  provisional  license  shall  be  subject  to  the  terms  and  conditions  specified  in  Sections 12‐13 below.  (2)  In keeping with Section 8  (1‐2) of  the New FIA of 1999, a person or institution  wishing  to  establish  or  operate  a  credit  union  shall  apply  in  writing  to  the  Executive Governor of the Central Bank of Liberia and meet the requirements as  stated under Section 4(1) of the New FIA of 1999 and/or in these regulations. To  the extent not provided for herein, prudential requirements and applicable laws  shall apply, in order to operate a credit union in Liberia.  (3)  Any credit union whichwas in existence before these regulations came into force  must apply for a license within 90 days of this regulation coming into force. Such  credit union may continue carrying on business during the 90‐day period during  which it shall ensure to obtain a final license from the CBL.  (4)  Any person or institution which fails to apply and obtain a license as provided in  Section 1above shall cease to carry on such credit union business.  (5)  Applicant  for  credit  union  license  shall  submit  to  the  CBL  a  completed  application form as prescribed by the CBL.The completed application form shall  be accompanied by the following:  ‐ A letter of application addressed to the Executive Governor of the Central  Bank;  ‐ Certified copyof a current LCUNA affiliation certificate;  ‐ A business plan with financial projections and forecasts for a minimum of  three  years  and  the  underlying  assumptions  for  the  projections.  The  Business  Plan  should  incorporate  the  proposed  market  segment,  corporate  governance  and  risk  management  analysis.  It  should  also  include  a  copy  of  the  accounting  policies  to  be  adopted  by  the  credit  union.  ‐ The most recent audited financial statements (where applicable);  ‐ Curriculum  vitae,  including  details  of  nationality  or  residence,  certified  financial  position,  business  interest  and  performance  of  the  business  concerns  under  their  control  for  the  senior  management  (i.e.  proposed  directors, senior executive officers) of the credit union; and  ‐ Any other documents in support of  the application, as may be requested  by the Central Bank of Liberia.  (6)  In  determining  an  application,  the  CBL  shall  take  into  account  all  the  requirements of these regulations or applicable sections of the New FIA of 1999,  and in particular, matters relating to: 

5 ‐ The  character  and  fitness  of  the  directors  and  officers  or  proposed  directors  and  officers  of  the  applicant,  which  shall  conform  to  the  standards defined by the Central Bank;  ‐ The adequacy of the applicant’s capital structure in relation to the nature  and scale of the proposed business;  ‐ The  financial position and  financial history of  the applicant as well as its  board of directors and manager; and  ‐ Whether  the interest of potential members will, as  far as can reasonably  be  ascertained,  be  detrimentally  affected  by  the  manner  in  which  the  applicant proposes to conduct its business.  (7)   An  applicant  for  a  credit  union  license  shall  be  required to  pay  the  following  fees:  ‐ A license  fee  of  not less  than  L$6,000  for applicants  for Head office and  L$3,000  per  window.  This  amount  must  be  paid  to  the  CBL  before the  granting of a final license.  ‐ Each licensed Credit Union shall be required  to pay an annual operating  levy  of  L$4,000  for  Head  quarter  and  L$2,000  per  window,  for  each  subsequent year of operation.  (8)  A license  for  credit  union  shall  be  valid  for  a maximum  period  of  (1)  one  year  commencing  from  the  date  of issuance  and  thereafter  renewable  on  an  annual  basis,  subject  to  payment  of  annual  operating  levy  as  stated  in  (b)  above  and  other  prudential  requirements  of  the  CBL.The  annual  renewal  shall  be  granted  on or before January 31st of each year.  2.0 CONDITIONS OF A PROVISIONAL LICENSE (1)   A Provisional license shall be issued to a registered applicant by the CBL subject  to conditions and requirements of the CBL.  The credit union shall be required to  satisfy the conditions of  the provisional license within the stipulated  timeframe  provided  by  the  CBL.    Failure  on  the  part  of  an  applicant  to  satisfy  the  requirements of the provisional license shall lead to automatic revocation of the  provisional license upon expiration of the license.   (2)  The Provisional license shall be valid  for a  term not  to exceed six months  from  the date of its issuance.  (3)       Upon the issuance of provisional license, the board and management of the credit  union should:  ‐ Submit  to  the  Central  Bank  of  Liberia  monthly  progress  report  on  organizational set‐up as applicable.  ‐ Recruit other key management staff for the credit union as applicable.  ‐ Provide a monthly status/progress report to the CBL as applicable.  Membership:  A credit union must have a minimum of 300 members to be issued a final license. 3.0   MINIMUM REQUIREMENTS FOR PREMISES

6 The  CBL  shall  conduct  an  inspection  of  the  premises/offices  of  a  credit  union  before  granting a  final license.  The premises of a credit union licensed  to operate must meet  the following minimum requirements:  ‐ Possess  a lease  agreement,  where  the  premises  are  on lease  or  a  Certificate  of  Title, where the premises are owned by the credit union;  ‐ Display  the name of  the credit union prominently on  the building in which it is  housed;  ‐ Have in place adequate security measures;  ‐ Any other requirements, as may be required by the CBL.  4.0 CONDITIONS ON A LICENSE AND VALIDITY OF A LICENSE 1.   When a license is granted, it is subject to a number of conditions and is valid until  revoked by the CBL or surrendered by the Credit Union.  2.   Once  a  credit  union  is  registered  and  licensed,  it  becomes  subject  to  the  regulatory and supervisory authority of the Central Bank of Liberia as provided  for in the New FIA of 1999. 3. A credit union must also adhere to regulatory and  prudential  requirements  relating  to,  inter  alia,  reserves,  capital  adequacy,  liquidity, restrictions on lending and exposures to insiders as defined herein, and  as may be determined by the Central Bank from time to time.  3.   Where  the  CBL  refuses  to  grant  a  license  to  an  applicant,  it  shall  notify  the  applicant in writing, and may give reasons for its decision.  5.0 Revocation of License: 1.  For purposes of revocation of license, Sections 11 & 12 of  the New FIA of 1999  shall apply to all licensed credit unions.  2.   In  addition  to  Sections  11  and  12  of  the  New  FIA  of  1999,  the  below‐listed  reasons  shall  constitute  sufficient  reasons  for  the  revocation  of  a  license  of  a  credit union:  ‐ Where  the  institution  has  failed  to  fulfill  or  comply  with  the terms  and  conditions stipulated in the license or provisional license;  ‐ Wherein  the CBL has been provided with  false, misleading or inaccurate  information by or on behalf of the credit union or, in connection with an  application  for a license, by or on behalf of a person who is or is  to be a  director or other senior officer of the credit union;  ‐ Where the credit union is  found to be involved in money laundering and  terrorist financing activities or any other financial crimes;  ‐ Where  the interest  of  the  credit union’s members  or  potential members  are    threatened,  whether  by  the  manner  in  which  the  credit  union  is  conducting or proposes to conduct its affairs;  ‐ Where  the  credit  union  has  failed  to  commence  business  within  six  months from the date of the issuance of the final license; 

7 ‐ Where the credit union is insolvent such that its assets are insufficient to  cover its liabilities; and  ‐ When  the  credit  union  persistently  fails  to  comply  with  CBL  guidelines,  regulations or other directives.  3.   The  CBL may  vary  the  condition  of  a license  or may impose  new  or  additional  condition  to  grant  a  license.  When  the  CBL  decides  to  vary  the  previous  conditions, impose a new or additional condition(s), or revoke a license, it shall,  before  exercising  such  power,  give  notice  of  its  intention  to  the  institution  concerned  and  give  such  institution  an  opportunity  to  make  representation  to  the Bank.  6.0   USE OF NAME 1.  No  credit  union  shall  be  granted  or  continue  to  hold  a  license  under  a  name  which  so  closely  resembles  the  name  of  the  holder  of  an  existing  license  of  a  financial institution  or another  credit  union as would likely mislead  the  public.  When this happens or upon investigation by the CBL, the CBL may request one of  the parties to modify or change its name preferably the last grantee of a license.  2.  No licensed credit union shall alter or change its licensed name without the prior  approval of the CBL.  7.0 Establishment of a branch or window A credit union wishing to establish an outlet or a window shall apply in writing  to the CBL for approval to commence the lease process or construction of outlet  or window and the application shall contain the following information:  ‐ A three‐year financial projection of the branch, outlet or window; and  ‐ Satisfy  the  minimum  requirement  for  premises  as  stated  in  section  3.0  above.   PART IV:  BUSINESS OF A CREDIT UNION PERMISSIBLE ACTIVITIES OF CREDIT UNIONS i) Deposit taking:   Accepting  deposits, including  share  deposits  from members,  on  such  terms and conditions as prescribed in  these regulations, other  regulations  that may be  issued by the CBL, and standards approved by the Credit UnionBoard of Directors.   ii) Loans: Granting of loans and other credits to members on such terms and conditions as  prescribed in these regulations, and other regulations that may be issued by the CBL, and  standards/approved by the Credit Union’s Board of Directors.  iii) Investment:  Credit  Union  may  invest  in  any  other  financial  services  on  behalf  its  members.   iv) Money Transfer Services: Carry on money remittance services, including the provision  of mobile money services within Liberia, subject to approval of the CBL. 

8 v) Perform any other services that may be approved by the CBL.  PART V: PROHIBITED TRANSACTIONS (1)  Credit  unions  shall  not  engage  in  lending  or  deposit  activities  outside  of  their  membership.No transaction between a related party and a Credit Union should be  on  terms  that are less  favorable to  the Credit Union  than would normally apply.  Transactions with related parties include loans to, or guarantees for the benefit of  the related party, investment in any securities of  the related party, or any other  form of exposure to the related party.   (2)  A  credit  union  shall  notengage  in  direct  or  indirect  acquisition  of  land  except  where  this  is  necessary  for  conducting  its  business  or  housing  its  officers  or  employees.  Where a credit union acquires land in the course of satisfying debts  due  to it,  such land  or any interest  should  not  be  held  for a  period longer  than  three (3) years from the date of possession.   (3)  Credit  unions  shall  not  engage  speculative  activities,  such  as  betting,  gambling,  etc.  (4)   Credit unions shall not engage in foreign transactions (i.e. transactions outside of  Liberia, except through a licensed financial institution).  PART VI: CORPORATE GOVERNANCE (1)  The Board of Directors of a licensed credit union is responsible for the sound and   Proper  functioning  of  the  institution  and  is  accountable  for  the  institution’s  activities  and  actions  to  its  stakeholders,  including  shareholders,  creditors,  members and employees, and the regulatory authorities.  (2)  A  licensed  credit  union  shall  have  not  less  than  seven  (7)    elected  Board  of  Directors  and  three  (3)  elected  Supervisory  Committee  members,  all  of  whom  must satisfy the membership requirements of the credit union as per its by‐laws  and be shareholders and active savers of the credit union.  (3)   Each  licensed  credit  union  shall  maintain  3  minimum  board  statutory  committees, which shall include credit, audit, and asset and liability committees,  and  may  establish  other  committees  as  may  be  considered  necessary  for  the  effective oversight of the institution, subject to CBL’s approval.   (4)   At  least  two  of  the  Directors shall possessdemonstrable expertise and experience relevant to the functions of the financial institution and the principal issues that facethe financial institution; (5)  The Board shall consist of reputable individuals appointed by the shareholders.  

9 (6)  The  Chief  Executive  Officer  (CEO)  of  the  credit  union  shall  not  serve  in  the  capacity  formore  than  five  (5)  consecutive  years,  and  may  be  removed  from  office  at  any  time  due  to  unethical  management  practices  and/or  regulatory  violation.  (7)  Every Director and senior managers of a credit union shall be subject to a“fit and  proper” test and approval by the CBL prior to being engaged with the institution.   (8)  Non‐executive  directors  shall  not  remain  on  the  Board  of  a  credit  union  continuously for more than a period of two terms of three (3) years each.  (9)   Licensed  credit  unions  shall  notify  the  CBL  of  any  proposed  changes  in  the  membership of the Board, the CEO orPrincipal Officers 30 days in advance, with  the reasons for such change (s). If such a change occurs for a sudden reason, the  credit union shall notify  the CBL within  three days of such  occurrence, and  the  reasons for such change.   PART VII. Accounting and Auditing Standards and Procedures (1)  Both  management  and  the  board  of  a  licensed  credit  union  shall  ensure  that  proper  accounting  records  and  systems  are  maintained,  sound  operational  procedures  formulated and implemented and adequate internal  controls in  the  credit union.   They shall especially ensure the following:  a) The accuracy and reliability of the Accounting System;  b) The establishment of an adequate and effective Management Information  System (MIS); and  c) The  accuracy  and  reliability  of  the  operational  reports  and  prudential  returns submitted to the Central Bank.  (2)   The management  of a licensed  credit  union  shall include in  their  comments  on  the audited financial accounts, the following:  a) The  financial performance of  the institution during  the period under review  with particular reference to:  ‐ The reliability and composition of reported earnings;  ‐ The breakdown and analysis of operating costs; and  ‐ The liquidity and capital adequacy ratios  b) The  accounting  policies  and  valuation  criteria  applied in  the  preparation  of  the accounts.  c) The adequacy of provisions made against the advances portfolio, investments  and ‘other asset’ accounts.  d) Re‐classifications and other adjustments made by the auditor to the accounts  originally submitted for audit.  e) Details of any areas where generally accepted accounting principles have not  been in  compliance  or a  disagreement exists  between management and  the  external auditor. 

10 (3)   The  report  of  the  Directors  accompanying/presenting  the  audited  annual  financial accounts, such as qualifications, if any, made by the external auditors on  the  audited  accounts  to  the  shareholders  shall  highlight  and  comment  on  each  item of qualifications. The reports shall also comment inter alia, on the following  aspects:  a) Methods  used  to  determine  specific  and  general  provisions  and  key  assumptions used;  b) The  risk  management  and  control  policies  and  practices  adopted  by  the  credit union, relating to credit risk, and other risks entailed in its operations;  c) Balances of advances, impaired loans and past due loans by major categories  of borrowers and the amounts of specific and general provisions established  against each category;  d) Balances of loans where accrual of interest in accordance with the  terms of  the  original  loan  agreement  has  ceased  because  of  deterioration  in  credit  quality;  e) Balances of advances and other information about  the loans  that have been   rescheduled/renegotiated during the year;  f) information on significant concentration of credit risk; and  g) Contractual  obligations  with  respect  to  recourse  arrangements  and  the  expected losses under these arrangements.  (4)  All  reporting  institutions  shall  conform  to  established  and  internationally  recognized  reporting  standards.    These  standards may  change  over  time in line  with evolving best practices and with changes in the financial environment.    (5)  A  key  instrument  for  assessing  the  financial  condition  of  credit  unions  will  be  their audited financial statements. CBL shall therefore require that:   a) Within  three  months  of  the  close  of  its  financial  year  in  December,  each  licensed  credit  union  shall  submit  to  the  CBL  financial  statements  of  its  operations,  duly  audited  by  an  external  auditor,  approved  and  prepared  in  accordance with International Accounting Standards.  b) The financial statements shall include:   i. An income statement;    ii. A balance sheet; and    iii. Cash flow statement.  PART VIII: SHARES AND SAVINGS

1. Members’ withdrawable shares and savings constitute the principal liabilities of a  Credit  Union  and  the  major  source  of  funding  for  their  loan  and  investment  portfolios. 
2. Share  ownership  confers  membership  in  the  Credit  Union  inclusive  of  voting  rights, entitles the shareholder to participate in dividend distributions. 
3. Deposits may be either fixed for a period of time or withdrawable on demand, and  remunerated in  the  form  of  periodic  interest  payments  and  may  be  pledged  as  collateral for loans.   

11 4. Withdrawals of Shares and Deposits Except  for  fixed‐term deposits and mandatory shares where applicable, all savings and  voluntary shares of a Credit Union will be withdrawable on demand or with a required  period of notice where this is stated in the by‐laws.     5. Members’ Shares International  Accounting  Standards  (IAS  32)  require  that  voluntary  shares  which  are  withdrawable  be  classified  as  liabilities  rather  than  equity.    CBL  shall  apply  this  accounting standard for regulatory purposes.  Credit Unions may, if they so choose, issue  permanent (i.e. non‐withdrawable) shares to their members as a source of institutional  capital.  Such shares would be issued on terms agreed between each Credit Union and its  members and stated in the by‐laws, and would form part of the Credit Union’s capital for  regulatory purposes.     6. Member Statements A  Credit  Union  should  provide  each  member  at  least  quarterly  with  a  statement  indicating the balance of funds standing to the member’s share and/or deposit accounts  and all transactions affecting the accounts since the date of the previous statement.    PART IX: Dormant Accounts & Abandoned Properties An account may be declared dormant where:    a)  There has been no activity on the account for a period of more than one (1) year except for the posting of dividends.  b)  A  credit  union is  unable  to  contact  the  account  holder  via  registered mail,  sent  every  year at  the end  of its  financial  year  requesting  that  the account  be either  activated  or  closed  and  advising  of  the  intention  to  classify  the  account  as  dormant.  c)  At  the  end  of  one year  a  statement  is  read  in  Annual  General  Meeting  or  published in a daily newspaper indicating that no transaction has taken place on  the account and no statement of account has been requested or acknowledged by  the account holder, and requiring the account holder or his legal representative to  submit a claim to the credit union within  three (3) months of the publication or  announcement.   Where an account becomes dormant the Board of Directors of a credit union shall take  steps  to  transfer  all  shares,  accounts,  dividends,  interest,  and  other  claims  due  or  outstanding to that account to the credit union’s dormant members’ account as a liability.   The  dormant  accounts  of  a  credit  union  shall  be  subject  to  the  requirements  of  the  Regulations on Dormant Accounts and Abandoned Properties.  PART X: Payment of Dividend

12 (1)  No  credit  union  shall  declare  or  pay  dividends  or  make  any  other  transfer  whenever such payment or transfer would result in an impairment of the capital  or the minimum required balance in the statutory reserve account.  (2)  The  board  of  directors  of  a  credit  union  shall  declare  or  propose  payment  of  a  dividend only if:  ‐ Payment will be made from realized, ordinary, undivided surplus;    ‐ Any impairment of the capital has been corrected;    ‐ All allowances for impaired assets and loan losses have been fully funded;    ‐ The accounts have been audited;  ‐ All prior‐year losses have been written off;  ‐ Completely written‐off all its capitalized expenditures; and  ‐ Satisfied the minimum capital adequacy ratio requirement.  (3)   Where the payment of dividend would result in withdrawal of any part of the free  reserves due to inadequacy of the profit for the year or where the statutory report  of the auditors on the annual accounts of the credit union is not satisfactory, the  credit union may declare any dividend on its shares only after obtaining the prior  approval of the CBL.  PART XI: RESTRICTIONS ON LENDING AND INVESTMENT (1)  No  credit  union  shall  assume  financial  exposure  by  lending  to  a  single  person/borrower  or  a  group  of  persons/borrowers  which  in  the  aggregate  exceeds:  ‐ 15%  of  the  credit  union’s  net  worth,  if  the  exposure  is  secured  or  collateralized; or  ‐ 10% of the credit union’s net worth, if the exposure is unsecured.  (2)  No  credit  union may invest in  the  equity  of a  company, including  a  subsidiary,  which exceed five percent (5%) of its net worth, as per its latest audited financial  statement.  (3)  The credit union’s equity investments (i.e. investments in the equity shares in all  other companies) shall not exceed 15% of its net worth.  (4)   Credit  unions  are  prohibited  from  making  advances  or  extending  any  other  financial  facilities  against  the  security  of  its  own  shares,  except  for  voluntary  shares which are withdrawable.  (5)  The aggregate  financial exposure a credit union may assume on its subsidiaries  by making loans and advances or assuming any other financial commitments to  one or more of the latter, together with its equity investment, shall not exceed:‐  ‐ In case of any one subsidiary, 15% and  ‐ In  the case of all subsidiaries and affiliates, 25% of its net worth  (as per its  latest audited financial statements) 

13 (6)   A licensed credit unionshall not grant  to any  firm/company in which any  of its  directors or managers  (i.e. executive officials) is interested as a partner or as a  major or principal shareholder or as director or as guarantor any loan or credit  or  other  financial  facility  which  in  the  aggregate  and  outstanding  at  any  time  exceeds‐  ‐ 10% of its net worth if the exposure is secured; and  ‐ 5%  of  the  institution’s  net  worth,  if  the  exposure  is  unsecured  (as  per  its  latest financial statement).  (7)   A credit union shall not grant unsecured advances or other credit facilities:‐  ‐ To any of its directors, amounting to more than 2% of its net worth; and  ‐ To any  of its  officials and employees, amounting  to more  than  two  years  of  the consolidated salary of the concerned official/employee.  PART XII PRUDENTIAL CRITERIA 1.0 CAPITAL ADEQUACY REQUIREMENTS (1)   The CBL may prescribe a change in the minimum initial capital from time to time.  (2)   A credit union  shall at all  times maintain a minimum capital adequacy ratio, as  defined by  the CBL; and  the CBL may prescribe a higher capital adequacy ratio  with respect  to a particular credit union based on  the specific circumstances of  the credit;  (3)   Every licensed credit union shall maintain a Statutory Reserve Fund into which it  shall  transfer,  out  of  its  net  profits  (profits  after  provision  for  tax  but  before  declaring any dividend i.e. PAT) for each year, the following amounts:  ‐ An amount of not less than 25% of net profit, until  the amount in  the credit  union Reserve Fund is equal to the amount of the minimum paid up capital;  and  ‐ 15%  of  the  net  profit  for  each  subsequent  year  after  the  amount  in  the  Reserve Fund equals or exceeds the target level indicated.  (4)   Withdrawal  of  any  amount  from  the  Reserve  Fund  shall  not  be  made  without  prior approval of the Central Bank.  (5)  Credit  unions  shall  maintain  a  minimum  capital  requirement  not  less  than  ten  (10) percent of total assets.      2.0 Liquidity Requirement (1)  Each credit union shall be required to maintain a minimum liquid assets ratio of  fifteen (15) percent in relation to its total average daily assets.   (2)  As a safeguard against over‐investment in fixed assets which normally would not  be income generating, a credit union’s non‐earning assets should not exceed  

14 15 percent (15%) of its total assets.     (3)  A  credit  union  shall, at any  such  time and in  respect  of any  such  period as  the  Central  Bank  shall  prescribe,  submit  to  the  Central  Bank  a  report  on  its  liquid  assets and liquidity requirements.  (4)  The Central Bank may during a period of liquidity deficiency direct that a credit  union  discontinue or limit in a manner specified in a directive,  the granting of  credit,  making  of  investments  or  capital  expenditure,  and/or  not  distribute  dividends to its shareholders.  3.0 Assets Quality & Classification (1)  A  credit  union’s  non‐earning assets  shall  not exceed  five  (5)  percent  of its  total  assets.   (2)  Loans  and  credits  extended  to  members  of  a  credit  union  on  which  interest  and/or scheduled repayment of principal (installment) has remained unpaid for  30 days from the due date shall be classified as non‐performing.  (3)  Income  (interest,  discount  or  financial  charges)  shall  not  be  accrued  on  non‐ performing  loans/assets.  That  is,  interest  on  loans  remaining  un‐serviced  (i.e.  non‐payment of interest or installment/principal amount)  for 90 days  from  the  due date, shall be recognized or taken as income, only when received or realized  in payment.  (4)   Any  income  recognized  before  the  loan  asset  became  non‐performing  and  remaining  unrealized  shall  be  reversed  and  placed  in  an  interest‐in‐suspense  account until the facility can become current.  (5)   When  any  of  the  credit  facilities  to  a  borrower  becomes  non‐performing,  the  total of all outstanding credit  facilities made available to that borrower shall be  considered  “non‐performing”.  That  is,  interest  shall  not  be  accrued  on  any  outstanding  credits  against  the  borrower, and income  shall  be  recognized  only  when realized/paid in.  (6)  Every licensed credit union shall monitor its portfolio of credit/risk assets on an  on‐going basis and make a review at periodical intervals. A review of the credit  portfolio shall be undertaken at least once in a quarter.  (7)  For the purpose of such review, the credit union shall, after taking into account  the  degree  of well‐defined  credit weaknesses and  the extent  of dependence  on  collateral security for realization, classify its loans and any other forms of credits  into the following classes or risk grades:  i. Current/Standard Assets  ii. Specially mentioned  iii. Substandard Assets 

15 iv. Doubtful Assets  v. Loss Assets  (8)  Since  assets  in  risk  grades  (ii)  to  (iv)  are  non‐performing,  they  shall  be  recognized on an non‐accrual basis.  (9)  The criteria on which loan assets shall be classified into the above‐named‐ risk  grades/categories are:  Classification Credit accommodations (or loan portfolio) of a credit union shall be classified in five categories according to the aging of arrears: a) When scheduled to be paid in monthly or longer installments, shall be classified as follows: No. of days past due Classification Current Normal risk Up to 30 days Specially mentioned 31 to 60 days Substandard 61 to 90 days Doubtful More than 91 days Loss b) When scheduled to be paid in installments of less than one month or on one single payment (bullet loans), shall be classified as follows: No. of days past due Classification Current Normal risk Up to 15 days Specially mentioned 16 to 30 days Substandard 31 to 45 days Doubtful 46 to 90 days Loss c) Once loans and advances are classified as Substandard, Doubtful or Loss, theyshall not be reclassified or upgraded merely on the ground of rescheduling or roll- over of payment of interest and principal. The loans and advances shall only be renewed, rolled over or returned to accrual status if the borrower repays all the delinquent interest from his own funds prior to the roll-over, or renewal. Loans must remain substandard until borrowers perform under the new repayment schedule for at least a six-month period for quarterly loan repayment schedule and three-month period for monthly or less loan repayment period. 10) Provisioning Proper provisioning for credit union credit accommodations falls under the responsibility of the Board of Directors, who is responsible for determining and approving the amount of specific provisions for loan losses to be established for the

16 micro credit portfolio, taking into consideration the recommendations of managers and internal and independent auditors. At a minimum, provisions shall be based on the following schedule:

Classification Provision Normal risk 2% Specially mentioned 5% Substandard 20% Doubtful 50% Loss 100% Cash or other collaterals, including land and personal property, may be netted when establishing provisions for credit accommodations classified as specially mentioned, substandard, doubtful and loss. Additional provisions for up to 10% of the whole loan portfolio may be established in the presence of substantial weaknesses in the financial institutions’ policies, procedures and internal controls related to credit accommodations as determined by the Central Bank of Liberia. CURRENT/STANDARD ASSET: is a loan asset  ‐ Whereby  no  default  in  payment  of  interest  or  repayment  of  principal  has  occurred, or payment thereof has not been past due for 30 days , and  ‐ Which does not carry more  than normal risk attached  to  the business and does  not disclose any problem.  SUB‐STANDARD ASSET: is a loan asset which  ‐ Displays  well  defined  credit  weaknesses  that  jeopardize  the  liquidation  of  the  debt or loan; and  ‐ Is not protected by  the current  (sound) net worth and payment capacity of  the  borrower/member.  Sub‐Standard assets include:  ‐ assets  classified  as  non‐performing  for  a  period  more  than  16  days  but  not  exceeding 30 days; or  ‐ Loans and credits to borrower which  i. Lack sufficient capital to meet their operating needs, or are  ii. Significantly under‐capitalized, or  iii. Whose cash flow is not sufficient to meet maturing debts, or  ‐ Loans  and  credits  where  the  terms  regarding  interest  and  /or  principal  have  been  re‐negotiated/rescheduled  after  commencement  of  operations  until  the  expiry  of  one  year  of  satisfactory  performance  under  the  renegotiated  or  rescheduled terms.  DOUBTFUL ASSET: is a loan asset which  ‐ Has been a non‐performing asset for 31 days  and more but less than 45 days, or 

17 ‐ Exhibits  all  the  weaknesses  inherent  in  sub‐standard  assets/credits  with  the  added characteristics  that  the credits are not well  secured and  the weaknesses  make  collection  or  liquidation  of  the  debt  in  full  improbable  on  the  basis  of  currently existing conditions/facts.  LOSS ASSET is a loan asset which:‐  ‐ Has remained past due/non‐performing for 46 days or more, or  ‐ Is  considered  uncollectible  and  of  such  little  value  that  its  continuation  as  a  recoverable asset is not warranted.  ‐ 11)  Every  credit  union  shall  separately  disclose  in  its  audited  financial  statements  the specific and general loss provisions made for its nonperforming/ delinquent  loans and standard/current assets.  12)   To mitigate the risks arising from excessive credit exposure, a Credit Union shall  grant  secured and unsecured credit  to a maximum  of  (15%) percent  of its  total  institutional capital to any member or related party or parties.  PART XIII:  EXTERNAL AUDITOR

1. A credit union shall appoint annually an external auditor, subject to approval bythe  CBL.  In approving the external auditor, CBL shall certify that the external auditor:   ‐ Is  a  practicing  member,  in  good  standing,  of  the  Liberia  Institute  of  Chartered  Public  Accountants  or  is  the  holder  of  a  valid  practicing  certificate  from  such  other professional association of accountants or auditors as CBL may prescribe;  ‐ Has knowledge and experience in the audit of Credit Unions;  ‐ Is independent of the Credit Union, affiliates and the elected officers of the Credit  Union;  (2)  The auditor is expected to report his audit  findings to the credit union directors  and  to  highlight  any  material  transactions  or  conditions  which,  in  his  view,  warrant corrective action.    (3)  CBL shall require the credit union to submit on an annual basis the Management  Letter issued by the auditor, and may require access to the working papers of the  audit of any credit union.  (4)  A credit union shall be required to advise CBL in writing and to provide reasons  where it proposes to replace an auditor or where a person for any reason ceases  to be the auditor of the credit union.    (5)  In keeping with sound corporate governance practices, no external auditing firm  shall continuously provide auditing services for any financial institution for more than  seven  (7)  consecutive  years.  Upon  coming  into  force  these  regulations,  external  audit  relationships that have existed in excess of this timeframe shall be granted a regulatory  forbearance to continue for a period not to exceed one year as of the date of issuance of  this regulation; and 

18 PART XIV: SUPERVISION 1.0   ON‐SITE EXAMINATION The provisions of Section 22 of the New FIA relating to examination shall apply  in entirety to Credit Union.   2.0   REPORTING TO THE CENTRAL BANK Every  credit  union  shall  be  required  to  submit  to  the  Central  Bank  at  such  intervals  and  in  such  form,  returns,  documents,  statistics  and  such  other  information as the Central Bank may specify from time to time.  Notwithstanding the general requirements stated above, a credit union shall  provide:‐   ‐ A monthly return detailing its lending & deposit rates in a form  prescribed by the Central Bank;  ‐ A monthly report on frauds and forgeries affecting the institution and any  default in meeting any obligation to lenders or investors; where no  frauds/forgeries and defaults occurred during the quarter, a Nil return  shall be forwarded.   ‐ A monthly schedule of loans, showing the provisions made for losses or  deterioration in the quality of its loans.   ‐ A monthly schedule of all investments, including details of the counterparty, the term to maturity, the purchase price and the current  market value where appropriate.   Returns shall be due on the 10th day after each month.  PART XV: WINDING UP & LIQUIDATION   1.  Administrative Order An  administrative  order  permits  the  takeover  of  the  management  of  a  credit  union’s affairs, business and property by an administrator appointed by CBL. This  may arise where the credit union:   ‐ Has been determined to be insolvent;  ‐ Has not complied with the FIA, 1999;      ‐ Has failed to comply with a direction;  ‐ Has  not  observed  its  own  policies  and  procedures  or  any  standards  applicable to the credit union.  ‐   An administrative order will continue in effect until CBL either:  ‐ Releases  the  administration  and  authorizes  the  Credit  Union  to  resume  normal operations;  ‐ Has  addressed  the  issues  causing  the  Credit  Union  to  be  placed  under  administration,  but  considers  that  the  Credit Union  cannot  continue as a  long‐term, viable, stand‐alone organization.  ‐ In  this  case  the  Credit  Union  may  opt  for  an  appropriate  form  of 

19 consolidation  with  another  Credit  Union,  ensuring  that  the  members’  savings  and  deposits  are  safeguarded  from  undue  loss  and  that  CreditUnion services can continue; or  ‐ Petitions the court for the winding‐up of the Credit Union.   2. Winding up of a Credit Union Where all attempts at rehabilitation, including administration, have failed CBL, in  its  discretion,  or  on  the  recommendation  of  the  administrator,  may  determine  whether a Credit Union should be involuntarily wound up. CBL may also decide to  wind up a Credit Union where it finds that the Credit Unionis insolvent or where  CBL  has  revoked  the  license  of  the  Credit  Union.  CBL  may  also  act  on  the  recommendation  of  the  provisional  administrator  where  he  determines  that  a  Credit Union should be wound up.    3. Order of Distribution upon Winding‐up CBLshallpropose  that  the  order  of  distribution  on  the  winding‐up  of  a  Credit  Union be similar to what is obtained in the new Financial Institutions Act.  The preferential payments should be as follows:  ‐ All rates and taxes due and payable within 12 months of the relevant date.  ‐ All wages and salaries  for employees be paid (not a director)  for services  rendered during four months prior to the relevant date  ‐ Severance and terminal benefits due to employees (not directors).  4. Voluntary Liquidation A  Credit  Unionshall  be  permitted  to  voluntarily  wind‐up  its  business  affairs  subject  to  prior  approval  by  CBL.    This  enables  CBL  to  ensure  that  winding  up  does  not  pose  undue  risk  to  members’  savings  or  adversely  affect  public  confidence in the financial system of Liberia.   5. Mergers and Transfers For  various  reasons  two  or  more  Credit  Unions  may  choose  to  merge  their  operations  and  form  a  new  Credit  Union.    Alternatively,  a  Credit  Union  may  choose to transfer its assets and liabilities to another.  In either case the decision  would  be  a  purely  voluntary  one  approved  by  the  membership  of  the  participating Credit Unions but approval by CBL will also be required.     In  the case of a merger  the Credit Unions of  the participating Credit Unions will  need  to agree on a plan and have it approved by  their  respective memberships.   Once this is done the participants will give notice of the merger and provide the  plan  to  CBL.  Upon  approval  of  the  merger  or  transfer  by  CBL,  all  property,  property rights and members’ interest of the merging Credit Unions shall vest in  the  continuing  Credit  Union  without  any  instrument  of  transfer.    All  debts,  obligations and liabilities of  the merging Credit Unions shall be deemed  to have  been also assumed by  the continuing Credit Union.  The rights and privileges of  the  members  of  the  merging  Credit  Unions  shall  be  preserved  and  more  particularly set out in the merger agreement. 

20 CBL,  where  is  of  the  view  that  circumstances  so  warrant,  may  require  a  Credit  Union  to  provide  any  additional  information,  including  special  reports,  or  to  report more frequently on its operations.    PART XVI: PREVENTIVE AND CORRECTIVE MEASURES (1)  CBL  shall  recommend  preventive  and  corrective  measures  where,  based  on  information available to it, it considers that a Credit Union may be operating in an  unsafe  or  unsound  manner,  may  be  illiquid  or  insolvent,  or  is  in  violation  of  Central Bank of Liberia policies and regulations.  (2)  The Credit Union shall be expected to comply with the recommendations of CBL.   If it  fails  to  do  so  and,  having  been  given  an  opportunity  to  be  heard,  does  not  provide  a  valid  reason,CBL may  then  have  recourse  to its  enforcement  powers,  including the power to issue directives and administrative orders.   (3)  CBLshall issue adirective where it is of the opinion that a Credit Union’s activities  or its failure to take certain actions:  ‐ Violates  or  potentially  violates  the  by‐laws  and  policy  and  regulatory  guidelines for credit unions;  ‐ Threatens the safety and soundness of the Credit Union;  ‐ Results in undue loss of members’ deposits; or  ‐ Threatens the financial system of Liberia.   (4)  Directives  shall  also  be issued  where  the  directors,  officers  and  employees  of  a  Credit Union fail to meet or maintain the fit and proper criteria and where CBL is  of the opinion that the Credit Union is illiquid or insolvent.    (5)  CBL may issue a directive to a Credit Union, its directors, officers, employees and  agents requiring the person to whom it is addressed to comply with the by‐laws  and policy and regulatory guidelines for credit unions; give an undertaking to CBL  to take such corrective action as CBLrequires:  ‐ To take certain steps or refrain from adopting or pursuing a particular course  of action;  ‐ Increase  capital  and  provide  additional  liquidity,  impose  limitations  on  the  activities of the Credit Union, or constrain, or place conditions on the conduct  or promotion of its business;  ‐ And to inform the members that a direction has been issued.   PART XVII: PENALTIES FOR NON‐COMPLIANCE The  Central  Bank  of  Liberia  shall  impose  any  or  all  of  the  following  administrative  sanctions on any licensed credit union  that  fails to comply with any provision of these  regulations:  

21 a) Payment  of  a  fine  of  not  less  than  fifty  thousand  Liberian  dollars  for  each  violation or each day of violation, whichever applies;  b) The removal from office of any director, officer or employee;  c) Withdrawal of any privilege accorded under the license;  d) Reject request for expansion or acquisition of assets or investment or payment of  dividend; and  e) Such other sanctions as the CBL may consider appropriate.  XVIII. AMENDMENTS   The  Central  Bank  reserves  the  right  to  amend  or  revise  these  rules  and  regulations  fromtime to time as the need arises.  XIX. EFFECTIVE DATE These regulations shall take effect upon publication in Official Gazette and shall remain  in force until otherwise advised by the Central Bank.  DECEMBER 4, 2015 MONROVIA, LIBERIA