Amendment of Guidelines on Mobile Financial Services for the Banks

Bangladesh Bank (Central Bank of Bangladesh) Head Office Motijheel, Dhaka-1000 Bangladesh Department of Currency Management and Payment Systems (Payment Systems Division)

DCMPS (PSD) Circular Letter no.11 Date:20 /12/2011 Managing Directors/ Chief Executive Officers All Commercial Banks Dear Sirs, Amendment of Guidelines on Mobile Financial Services for the Banks. Attention is drawn to DCMPS Circular No-08 dated September 22, 2011 on the captioned subject. This is to inform you that some amendments are made in the mentioned guidelines. All scheduled banks of the country are now advised to download the amended guidelines from the website of Bangladesh Bank. The address of the website is: www.bb.org.bd Please acknowledge receipt.

Yours faithfully -sd/- ( A.K.M Fazlur Rahman ) Deputy General Manager Phone: 7123443

1 | Page Guidelines on Mobile Financial Services (MFS) for the Banks 1.0 Introduction The banking industry of Bangladesh has shown tremendous growth in volume and complexity over  the  recent  years.  Despite  making  significant  improvements  in  all  the  areas  relating  to  financial  viability, profitability, innovation and competitiveness, there are concerns that banks have not been  able  to  include  vast  segment  of  the  population,  especially  the  underprivileged  sections  and  rural  people into the fold of basic banking services.  On  the other hand, rapid growth of mobile phone users and wider range of  the coverage of Mobile  Network  Operators (MNOs)  has  made  their  delivery  channel  an  important  tool‐of‐the‐trade  for  extending banking services to the unbanked/banked population.  In  order  to  ensure  the  access  of  unbanked  people  by  taking  advantage  of  countrywide  mobile  network coverage, Bangladesh Bank has brought out these operating guidelines for adoption by the  commercial banks of Bangladesh.  2.0 Issuance Bangladesh Bank is issuing this guidelines as per the Article 7A(e) of Bangladesh Bank Order, 1972   and Section 4 of Bangladesh Payment and Settlement Systems Regulations, 2009.  3.0 Purpose The purpose of these Guidelines is to:  I. Provide regulatory framework for the Mobile Financial Services [MFSs] which will create an  enabling environment for innovations in financial services;  II. Minimize the usage of cash and its associated costs;  III. Ensure  compliance  with  Anti‐Money  Laundering  and  Combating  Financing  of  Terrorism  (AML/CFT) standards set by AML/CFT  rules,  regulations, guidelines and instruction issued  by Bangladesh Bank; and  IV. Promote  accessibility  to  formal  financial  services  especially  to  the  poor  and  unbanked  population at an affordable cost.  4.0 Scope The  guidelines  shall  apply  to  the  scheduled  commercial  banks  and  their  subsidiaries operating  in  Bangladesh.  5.0 Mobile Financial Services Bangladesh Bank may allow the following Mobile Financial Services (in broad categories) ‐   I. Disbursement of inward foreign remittances,  II. Cash in /out using mobile account through agents/Bank branches/ ATMs/Mobile Operator’s  outlets.  III. Person to Business Payments ‐ e.g. a. utility bill payments, b. merchant payments   IV. Business  to  Person  Payments  e.g.  salary  disbursement,  dividend  and  refund  warrant  payments, vendor payments, etc.  V. Government  to  Person  Payments  e.g.  elderly  allowances.  Freedom‐fighter  allowances,  subsidies, etc.  VI. Person to Government Payments e.g. tax, levy payments.  VII. Person  to  Person  Payments  (One registered mobile Account to another registered mobile account).  VIII. Other payments like microfinance, overdrawn facility, insurance premium, DPS, etc.  

2 | Page 6.0 Permissible Models   Depending  on  the  operation,  responsibility  and  relationship(s)  among  banks,  MNOs,  Solution  Providers and customers mainly two types of mobile financial services (Bank led and Non Bank led)  are followed worldwide.   From legal and regulatory perspective, only the bank‐led model will be allowed to operate.   The  bank‐led  model  shall  offer  an  alternative  to  conventional  branch‐based  banking  to  unbanked  population through appointed agents facilitated by the MNOs/Solution Providers.   Customer account,  termed  "Mobile Account" will  rest with  the bank and will be accessible  through  customers’ mobile device.   Mobile Account will be a non‐chequing limited purpose account.  7.0 Regulatory Issues 7.1 Approval from Bangladesh Bank

1. Without having approval from Bangladesh Bank no bank is allowed to do such business. 
2. Banks  willing  to  provide  Mobile  Financial  Services  shall  seek  prior  approval  from  Bangladesh  Bank, with full details of the services including tentative implementation schedule. 
3. Banks  shall  have  to  submit  agreement(s)/MOU(s)  containing  Service  Level  Agreement  (SLA)  signed between banks and their partners/agents before launching the product.  
4. The Cash Points/Agents shall have to be selected by the bank and a list of the Cash Points/ Agents  with  their  names  and  addresses  shall  have  to  be  submitted  to  the  Department  of  Currency  Management and Payment System  (DCMPS), Bangladesh Bank and will be updated on monthly  basis.  
5. At any point of time, the relevant balance in bank book shall be equal to the virtual balance of all  registered  mobile  accounts  shown  in  the  system.  Banks  will  be  the  custodian  of  individual  customers' deposits.  
6. The  inward  foreign  remittance  (credited  to  Nostro  Accounts  of  Banks)  transfer  arrangement  through designated Cash Points/Agents will be used only for delivery in local currency. 
7. The platform should not be used  for cross border outward remittance of  funds without prior  approval from Bangladesh Bank.  
8. Bangladesh Bank may withhold,  suspend  or  cancel  approval for providing MFS services if it  considers  any  action  by  any  of  the  parties  involved  in  the  system  detrimental  to  the  public  interest.  7.2 Opening of Mobile Accounts Banks must ensure  that a 'Mobile Account' has been opened  for each customer seeking  to avail  Mobile Financial Services with all the required documents (as per KYC form of Annexure 1).  7.3 Transaction Limit Bangladesh Bank will fix the transaction limit as well as overall cap (per customer/ per month)  for Person to Person Payments as and when needed.   7.4 Charge for the Services For these products and services Banks may fix up charges which will be under Bangladesh Bank  oversight.   7.5 Interest/Profit   Banks shall pay interest/profit on the deposits lying with the customers’ mobile accounts.  

3 | Page 7.6 Anti­Money Laundering Compliance

1. Banks  and  its  partners  shall  have  to  comply  with  the  prevailing  Anti‐Money  Laundering  (AML)/Combating the Financing of Terrorism (CFT) related laws, regulations and guidelines  issued by Bangladesh Bank from time to time. 
2. Banks shall have to use a new 'Know Your Customer (KYC)' format as given in Annex I. The Bank will be responsible for authenticity of the KYC of all the customers. 
3. Banks  shall  have  to  follow  full  KYC  format  issued  by  Anti  Money  Laundering  Department  (AMLD) of Bangladesh Bank for the cash points/agents/partners. 
4. Banks  shall  ensure  that  suspect  transactions  can  be  isolated  for  subsequent  investigation.  Banks shall develop an IT based automated system to identify suspicious activity/transaction  report (STR/SAR) before introducing the services. 
5. Banks shall immediately report  to Anti‐Money Laundering Department of Bangladesh Bank  regarding  any  suspicious,  unusual  or  doubtful  transactions  likely  to  be  related  to  money  laundering or terrorist financing activities.  7.7 Risk Mitigation
6. Banks  shall  be  responsible  for  mitigation  of  all  kinds  of  risks  such  as  liquidity  risk,  operational  risks,  fraud  risks  including  money  laundering  and  terrorist  financing  risks.  Technical risks should be covered by the solution provider. 
7. The  banks  bear  all  the  liabilities  that  arise  from  improper  action  on  the  part  of  their  subsidiaries/cash points/agents/partners.  7.8 Record Retention MFS  transaction‐records  must  be  retained  for  six  (06)  years  from  the  origination  date  of  the  entry.  The  Participating  Bank(s)  must,  if  requested  by  its  customer,  or  the  Receiving  Bank(s),  provide  the  requester  with  a  printout  or  reproduction  of  the  information  relating  to  the  transaction. Banks should also be capable of reproducing  the MFS  transaction‐records  for later  reference, whether by transmission, printing, or otherwise.   8.0 Selection of Partners/Agents It is the bank’s responsibility to identify, contract, educate, equip and monitor activities of the agents  on a regular basis. There must be clear, well documented Agent Selection Policy and Procedures. The  agreement signed between the banks and the agents will primarily include business hours of the cash  points/agents,  standard  of  performance,  fees  permissible  by  Bangladesh  Bank,  customer  service,  dispute  resolution  procedure  and  proper  signage.  Those  who  have  country‐wide  branch  network  such as NGOs, the MNOs or Govt. Postal Department may act as partner/agent. Banks should publish  list as well as addresses of cash points/agents/partners in their website.  The following issues should be taken into account for selection of partners/agents:  
8. Competence to implement and support the proposed activity ; 
9. Financial soundness; 
10. Ability to meet commitments under adverse conditions; 
11. Business reputation; 
12. Security and internal control, audit coverage, reporting and monitoring environment;  9.0 Oversight Issues Banks shall have to follow rules, regulations, guidelines and instructions issued by Bangladesh Bank  from time to time and preserve records as per Annex II, III, IV and V for Bangladesh Bank oversight.  

4 | Page 10.0 Security Issues

1. Banks  shall  have  to  follow  the  Guidelines  on  ICT  Security  for  Scheduled  Banks  and  Financial  Institutions,  2010  issued  by  the  Bangladesh  Bank  and  ICT  Act,  2006  to  address  the  security  issues of Mobile Financial Services. 
2. The  following  properties  need  to  be  addressed  to  offer  a  secure  infrastructure  for  financial  transactions using mobile technology:  a. Confidentiality:  Property  that  ensures  transaction  information  cannot  be  viewed  by  unauthorized persons.  b. Integrity: Property that the transaction information remains intact during transmission and  cannot be altered.  c. Authorization:  Property  that  the  authentic  user  has  proper  permission  to  perform  the  particular transaction. It ensures how the system decides what the user can do.  d. Non­repudiation:  Property  that  the  particular  transaction  initiated  by  a  user  cannot  be  denied by him/her later.  
3. All the transactions must be authenticated by the account holders using their respective Personal  Identification  Number  (PIN)  or  similar  other  secured  mechanism.  To  facilitate  the  mobile  financial services, the said PIN may be issued and authenticated by the bank maintaining proper  protection and security features. 
4. The banks should ensure that a proper process is put in place to identify the customer when the  service is being enabled.  
5. A second factor of authentication should be built‐in for additional security as chosen by the bank.  11.0 Interoperability
6. Banks may link their mobile financial services with those of other banks for the convenience  of the users. 
7. Mobile account may be linked with customer's bank account (if any).  12.0 Customer/Employee Education and Awareness Banks shall  take appropriate measures (may issue proper guidelines  for dealing with customer  service and customer education) to raise awareness and educate their customers and employees  for using Mobile Financial Services. 13.0 Complaints and Grievance Redressal Procedure
8. Banks  shall  be  held  responsible  to  protect  consumer  rights  and  dispute  resolution.  Banks may  address dispute resolution with the assistance of selected partners/agents.  
9. Banks  shall  have  to  disclose  the  risks,  responsibilities  and liabilities  of  the  customers  on  their  websites and/or through printed material. Customers must be made aware of the risks prior to  sign up. 
10. Bilateral  contracts drawn up  between  the payee and payee’s  bank,  the participating  banks and  service providers should clearly define the rights and obligations of each party. 
11. The grievance handling procedure including the compensation policy should be disclosed. 
12. Whenever  any  consumer  is  dissatisfied  by  the  action  of  the  bank,  the  consumer  can  register  complaint with Bangladesh Bank  to mediate  the dispute.  In  that case decision  from Bangladesh  Bank will be final.  

5 | Page Annex ­ I KYC Profile Form

1. Name of the Client  :
2. Father's Name  :   
3. Mother's Name  :   
4. Date of Birth  :
5. Occupation     
6. Official Address (If available) 
7. Present Address  :   
8. Permanent Address  :   
9. Mobile No.  :
10. Purpose of Transaction     
11. Bank Account Information  (If available)  a. Bank Name  b. Branch  c. Account No. 
12. Introducer Information   a. Name  b. Address  c. Occupation  d. Mobile no. 
13. Attachment   (Any of the under mentioned)  a. Copy of National ID Card  b. Copy of Citizenship Certificate  c. Copy of Driving License/ Passport  etc.  Prepared by Approved by PHOTOGRAPH (Passport size)

6 | Page Annex ­ II Monthly Report of Mobile Financial Services of Inward Foreign Remittances Name of the Bank : Date : (Tk. 20,000 and above) Sl. No. Name of the Remitter Amount Sent Name of the Beneficiary   Amount Disbursed

1.         

N.B. :   Remittance less  than Tk. 20,000 shall have  to be reported on consolidated basis mentioning  total number  and amount of remittance. 

7 | Page Annex ­ III Monthly Report of Person to Business Mobile Financial Transactions Name of the Bank : Date : (Tk. 20,000 and above) Sl. No. Mobile Account No. of the Payer Name of the Payer Mobile Account No. of the Business Organization Name of the Business Organization Amount Transferred 1.      2.      3.      N.B. :   Transaction amount less than Tk. 20,000 shall have to be reported on consolidated basis mentioning total  number and amount. 

8 | Page Annex ­ IV Monthly Report of Business to Person Mobile Financial Transactions Name of the Bank : Date : (Tk. 20,000 and above) Sl. No. Name of the Business Organization Numbers of the Beneficiary   Amount Disbursed 1.        2.        3.        N.B. :   Transaction amount less than Tk. 20,000 shall have to be reported on consolidated basis mentioning total  number and amount. 

9 | Page Annex ­ V Monthly Report of Person to Person Mobile Financial Transactions Name of the Bank : Date : (Tk. 20,000 and above) Sl. No. Mobile Account No. of the Sender Name of the Sender Source of Income of the Sender Relationship with recipient Mobile Account No. of the Receiver Name of the Receiver Purpos e of the transe ction Amount Transfer red 1.            2.                  3.                  N.B. :   Transaction amount less than Tk. 20,000 shall have to be reported on consolidated basis mentioning total  number and amount.