Procedures and Controls for ATM Machine Maintenance

Banking Inspection No. 6898/BC/287 Date: 4 Jamada I, 1420H

Circular To All Banks Operating in The Kingdom

Greetings,

Subject: Procedures And Controls to Be Observed in Maintaining ATM Machines.

We wish to infrom you that SAMA receives from time to time reports from Saudi police about the bank's maintenance of ATM machines. In view of the fact that maintenance workers are some times caught without having a permit which indicates their identity and the nature of the work they are doing; and since there are instructions and controls adopted by General Security and communicated to SAMA regarding the maintenance of ATM machines; and in our desire to see the ATM machines well maintained and smoothly operating all the time and the maintenance workers are not subject to questioning and arrest by the police, the banks must abide by the following instructions:

1 - The police operation room must be advised of the location of the ATM machine to be maintained, the day and hour of the maintenance job so that the police patrol in the area will provide needed protection. 2 - Maintenance workers must carry permits showing their name and photo stamped by the official stamp of their employer to be presented to security when requested. 3 - An office must be assigned and operating around the clock with a Saudi employee in charge and its phone number be communicated to the operation room in case of suspicion. 4 - The maintenance hours must be fixed between 8:00 A.M and 11:00 P.M. 5 - Maintenance companies and establishments must be required to have a special logo attached to their vehicles and worker uniforms so that the maintenance team is clearly identified by the security patrols.

We further wish to remind you of SAMA's circular No.485/BC/36 dated 7/1/1416, with a copy of the Security guide attached thereto, which includes, in several parts, thereof, the procedures and controls which cover all aspects of ATM safery and security as follows:

• The part related to physical security requirements (P 10 and 11)
• The part related to security and safety requirements (P16, 17, 18, 25 & 26)
• The part related to internal procedures for the transport of cash (P10 & 11)
• The part related to establishments security guide (P14)

The above mentioned parts included the location of ATM machines and the specifications of protection, feeding and alarm that have to be complied wiht.

Please be informed, advice same to your departments that are involved in feeding and maintaining the ATM machines and acknowledge receipt. If you have any questions regarding this subject you can contact banking examiner Mr. Nasser Al-Badr Phone No. 4662236.

Regards,

Assistant Director General of Banking Control Mahmoud Abdul Wahhab Nashar

---

إدارة التفتيش البنكي الرقم : ٦٨٩٨ / م أ ت / ٢٨٧ التاريخ ٤ / جمادي الأول / ١٤٢٠هـ

تعميم إلى جميع البنوك العاملة بالمملكة

سعادة / بعد التحية

الموضوع: الإجراءات والضوابط الواجب اتباعها عند القيام بصيانة أجهزة الصرف الآلي.

نود الإحاطة بأن المؤسسة تتلقى من وقت لآخر من إدارات الشرطة بالمملكة بلاغات حول قيام البنك بأعمال صيانة أجهزة الصرف الآلي ونظراً لحالات الضبط التي تقوم بها أجهزة الشرطة لموظفي أعمال الصيانة لعدم حملهم تصاريح عمل تبين هوياتهم وطبيعة الأعمال التي يقومون بها. وحيث يوجد هناك تعليمات وضوابط خاصة بصيانة آلات الصرف الآلي تم اعتمادها من قبل الأمن العام وبلغت بها المؤسسة.

ورغبة في حرص المؤسسة على استمرارية العمل وصيانة تلك الآلات وعدم حدوث أعطال فيها وكذلك المحافظة على موظفي أعمال الصيانة من المسائلة والتوقيف من قبل أجهزة الشرطة في المملكة فإنه يتوجب على البنك تطبيق تلك التعليمات والمتمثلة فيما يلي:-

١ - إبلاغ غرفة العمليات بشرطة المنطقة بموقع الجهاز المراد صيانته وتحديد اليوم والساعة التي تبدأ فيها الصيانة ليتم إشعار الدورية العاملة في الموقع لاتخاذ اللازم حيال تأمين الحماية المطلوبة. ٢ - إلزام عمال الصيانة بحمل تصاريح عليها أسمائهم وصورهم الشخصية تختم بالختم الرسمي لجهة عملهم وذلك لابرازها للجهات الأمنية عند طلبها. ٣ - توفير مكتب يعمل على مدار الساعة ويكون الموظف المشرف سعودي الجنسية وهاتفه معروف لدى غرفة العمليات لكي يتم الاتصال عليه في أي وقت في حالة وجود اشتباه. ٤ - تحديد مواعيد عمل الصيانة من الساعة الثامنة صباحاً وحتى الحادية عشر مساء. ٥ - إلزام تلك الشركات والمؤسسات بأن يكون لها شعار معين على السيارات وملابس العاملين لديها لكي تكون فرقة الصيانة واضحة ومميزة للدوريات الأمنية.

كما نود الإحاطة إلى تعميم المؤسسة رقم ٤٨٥ / م / ٣٦ وتاريخ ٧ / ١ / ١٤١٦هـ والمرفق به نسخة من دليل السلامة الأمنية والذي يحتوي في أجزاء عديدة منه على الإجراءات والضوابط التي تغطي كافة ما يتعلق بأمن وسلامة آلات الصرف الآلي وهي على النحو الآتي:

• الجزء الخاص بالمتطلبات المادية للأمن ( الصفحة ١٠ و ١١).
• الجزء الخاص بمتطلبات أنظمة الأمن والسلامة ( الصفحة ١٦ و ١٧ و ١٨ و ٢٥ و ٢٦).
• الجزء الخاص بالإجراءات الداخلية لنقل النقدية ( الصفحة ١٠ و ١١).
• الجزء الخاص بدليل أمن المؤسسات ( الصفحة ١٤). وقد اشتملت تلك الأجزاء المشار إليها على مواقع تلك الآلات ومواصفات الحماية وتغذيتها وأجهزة الإنذار الواجب توافرها.

نأمل الإحاطة وإبلاغ الإدارات المختصة لديكم بتغذية آلات الصرف الآلي وصيانتها وإفادتنا بالاستلام. وفي حالة وجود أية تساؤلات حول ذلك فإنه يمكن الاتصال على المفتش البنكي الأستاذ / ناصر محمد البدر هاتف (٤٦٦٢٢٣٦).

وتقبلوا تحياتي،،

مساعد مدير عام مراقبة البنوك محمود عبدالوهاب نشار