Notice Relating to the Filing of Annual Returns and Other Documents for Fiscal Year Ending March 31, 2025 – Damage Insurers Authorized in Québec

Notice Relating to the Filing of Annual Returns and Other Documents for Fiscal Year Ending March 31, 2025 – Damage Insurers Authorized in Québec

Under the provisions of the Insurance Act, RLRQ, c. A-32.1 (the "Act"), every authorized insurer must prepare and transmit to the Autorité des marchés financiers (the "Authority"), in the form, content, and date determined by it, the documents and information provided for in the Act or required by the Authority (the "required documents and information").

Electronic filing through the Authority's Online Services (the "OS") is mandatory for all required documents and information.

The annex to this notice contains the Authority's specific requirements regarding the filing of documents for the fiscal year ending March 31, 2025. A complete version of this notice is also available on the Authority's website at: https://lautorite.qc.ca/professionnels/assureurs/divulgations/assurance-de-dommages/

The complete signed versions of the documents must be retained at the insurer's office for review by the Authority, as applicable.

Administrative Monetary Penalties
We remind you that it is each insurer's responsibility to ensure that the Authority receives, on the determined dates, the required documents and information. Administrative monetary penalties may be imposed on an authorized insurer for failure to transmit the required documents or information to the Authority, when they are incomplete, not transmitted before the due date, or if the insurer refuses to communicate them or provide access to them, in accordance with sections 491 et seq. of the Act.

Electronic Transmission of Financial Data and Other Documents The Instructions Guide for the Transmission of Disclosures (Insurers) explains the procedure to follow for filing files on the Authority's OS and provides specific instructions, including the names of the files to be used. It is available on the Authority's website at: https://lautorite.qc.ca/professionnels/assureurs/divulgations/assurance-de-dommages/

Please note that the Instructions Guide for the Transmission of Disclosures (Insurers) regarding the use of OS does not list all required documents and information nor the filing deadline with the Authority.

Additional Information:
If further information is required, please send your questions by email to: Info-Divulgations@lautorite.qc.ca.

March 27, 2025

AUTHORIZED DAMAGE INSURERS CARRYING ON BUSINESS IN QUÉBEC REQUIRED DOCUMENTS FOR THE FISCAL YEAR ENDING MARCH 31, 2025 ANNEX

Code du relevé	Format du fichier	Échéance (Nombre de jours suivant la date de fin d'exercice / Date fixe)

• Relevé annuel P&C (PC1/PC2/PC3/PCPROV) | Excel | 60 jours |
• Relevé annuel P&C (PC1/PC2/PCPROV), dûment signé.
• Organigramme (page 10.30)
• État des flux de trésorerie (page 20.52)
• Notes afférentes aux états financiers audités (page 20.60)
• Attestation portant sur l'état annuel - Président/Chef de la direction, dûment signée (page 99.10)
• Attestation portant sur l'état annuel - Administrateurs, dûment signée (page 99.20) | | |
• Rapport de l'auditeur indépendant adressé à l'Autorité portant sur les pages 20.10, 20.11 et 20.22 à 20.60 (excluant les pages sur la conciliation des passifs), dûment signé. | PDF | 60 jours |
• Attestation de conformité des versions - Relevé P&C, dûment signée.
  https://lautorite.qc.ca/professionnels/assureurs/divulgations/assurance-de-dommages/ (Formulaires et instructions) | | |
• Relevé relatif au test du capital minimal - TCM (PC4) / Test de suffisance de l’actif des succursales - TSAS (PC4). | Excel | 60 jours |
• Relevé relatif au test du capital minimal - TCM (PC4) / Test de suffisance de l’actif des succursales - TSAS (PC4), dûment signé.
  Il doit inclure le rapport de l'auditeur indépendant. | PDF | 90 jours |
• Attestation de conformité des versions - Relevé TCM, dûment signée.
  https://lautorite.qc.ca/professionnels/assureurs/divulgations/assurance-de-dommages/ | | |
• Copie des principales lettres de crédit et des confirmations des fiduciaires concernant les dépôts reçus au bénéfice de l’assureur inscrits à la page 70.60 de l’état annuel. Cette confirmation doit inclure le texte suivant ou l'équivalent: « Nous confirmons détenir au 31 mars 2025, au bénéfice de (nom de l'assureur), la somme de _________$ déposée par (nom du réassureur). »
  (si applicable). | 180 PDF | 60 jours |
• Plan d’affaires pour l’exercice se terminant le 31 mars 2026, incluant une prévision du bilan, de l’état des résultats et du Test sur le capital minimal (TCM). | 190 PDF | 60 jours |
• États financiers audités présentés aux membres, dûment signés. (version « officielle ») | 200 PDF intelligent* | 60 jours |
• Rapport annuel présenté aux membres, dès que disponible. (si applicable) | 200 PDF | |
• Rapport de l’actuaire désigné sur le passif, incluant le certificat, dûment signé. | 400 PDF intelligent* | 60 jours |
• Tableaux supplémentaires - Rapport de l’actuaire désigné. (Le fichier est disponible sur le sitre Web de l'Autorité) | 410 Excel | 60 jours
  https://lautorite.qc.ca/professionnels/assureurs/divulgations/assurance-de-dommages/ |
• Tableaux d'analyse sur les sinistres non payés et le rapport sinistres-primes. | Excel | 60 jours |
• Examen par des pairs - Rapport de l'actuaire désigné. (si applicable) | 440 PDF | Note 1 |
• Rapport sur l'Examen de la santé financière - ESF, dûment signé. (Les instructions seront disponibles sur le site Web de l’Autorité)
  https://lautorite.qc.ca/professionnels/assureurs/divulgations/assurance-de-dommages/ | | |
• Fichier Excel - Rapport sur l'Examen de la santé financière - ESF. (Le fichier sera disponible sur le site Web de l’Autorité.)
  https://lautorite.qc.ca/professionnels/assureurs/divulgations/assurance-de-dommages/ | | |
• Examen par des pairs - ESF. (si applicable) | 520 PDF | Note 1 |
• Notes de couverture de réassurance, incluant celles afférentes à tous les traités ou ententes de réassurance qui seront en vigueur durant l’exercice se terminant le 31 mars 2026. (si applicable) | 590 PDF | 60 jours |
  CHARTER OF QUEBEC (CHARTE) | 110 PDF | 60 jours |
  | 110 PDF | 90 jours |
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  | Excel | 31 mars 2026 |

Le ratio du TCM doit être audité annuellement par l’auditeur chargé des fonctions prévues au chapitre VII du titre II de la Loi sur les assureurs, RLRQ, c A-32.1. Le rapport d’audit portant sur le ratio du TCM doit être distinct de celui de l’auditeur qui accompagne l’état annuel P&C déposé à l’Autorité. L'audit doit être effectué conformément aux normes relatives aux missions d’audit établies par le Conseil des normes d’audit et de certification du Canada. L’opinion de l’auditeur doit porter sur le respect de la Ligne directrice TCM lors de l’établissement du ratio TCM présenté à la page 10.00 du formulaire du TCM PC4.

• PDF intelligent : permet d'effectuer des recherches.
  500 PDF intelligent* 31 mars 2026
  510 Note 1 : 30 jours après le dépôt du rapport faisant l’objet de l'Examen par les pairs.